ICE mengklasifikasikan ulang kesalahan umum pada Formulir I-9 sebagai pelanggaran ‘substansial’, meningkatkan tanggung jawab pemberi kerja

Imigrasi dan Bea Cukai AS (ICE) secara diam-diam memperbarui Lembar Fakta Pemeriksaan Formulir I-9 pada 24 April 2026, mengubah daftar panjang kesalahan administratif sebelumnya—seperti tanggal mulai kerja yang hilang, entri verifikasi ulang yang terlambat, dan koreksi coretan yang tidak tepat—menjadi pelanggaran substansial yang langsung dikenai denda. Sebelumnya, pemberi kerja diberi waktu sepuluh hari untuk memperbaiki kesalahan teknis dan menghindari sanksi; kini masa tenggang itu dihapus untuk puluhan kesalahan umum. Perubahan kebijakan ini mengikuti arahan Maret 2026 yang menginstruksikan auditor Homeland Security Investigations (HSI) untuk meningkatkan penegakan di tempat kerja setelah penurunan aktivitas selama pandemi. Pemberi kerja kini bisa didenda hingga $2.701 per kesalahan substansial pada audit pelanggaran pertama, dan pelanggaran berulang dapat berujung pada rujukan pidana karena ‘dengan sengaja’ mempekerjakan pekerja tanpa dokumen. ICE juga menegaskan bahwa proses verifikasi jarak jauh—yang populer selama pandemi—akan diawasi lebih ketat untuk memastikan salinan dokumen identitas sesuai dengan data yang dimasukkan di Formulir I-9. Bagi para pemimpin mobilitas dan SDM, waktu ini sangat menantang. Banyak perusahaan masih menyesuaikan diri dengan desain ulang Formulir I-9 Juli 2025 dan opsi verifikasi virtual permanen untuk peserta E-Verify. Mengaudit formulir kertas lama berdasarkan daftar kesalahan substansial baru akan membutuhkan sumber daya besar. Pemberi kerja harus memprioritaskan bidang berisiko tinggi yang kini dianggap substansial—tanggal mulai kerja, tanggal kedaluwarsa dokumen, dan catatan re-hire—serta melatih ulang staf tentang protokol koreksi yang harus mempertahankan entri asli dan mencantumkan inisial auditor serta tanggal hari ini. Langkah proaktif meliputi menjalankan laporan elektronik I-9 untuk mendeteksi kolom kosong atau kesalahan format, melakukan pemeriksaan acak pada verifikasi jarak jauh yang dilakukan oleh agen pihak ketiga, dan memperbarui kontrak vendor sesuai sikap penegakan baru. Mengingat tujuan ICE meningkatkan volume audit pada tahun fiskal 2027, biaya tidak bertindak bisa jauh lebih besar dibandingkan pengeluaran untuk tindakan pencegahan kepatuhan.