ICE zakwalifikowało powszechne błędy w formularzu I-9 jako „istotne” naruszenia, zwiększając odpowiedzialność pracodawców

Amerykańska agencja Immigration and Customs Enforcement (ICE) cicho zaktualizowała 24 kwietnia 2026 roku swój Arkusz Informacyjny dotyczący kontroli formularza I-9, przekształcając długą listę dotychczas traktowanych jako „techniczne” błędów formalnych — takich jak brak dat zatrudnienia, nieterminowe wpisy dotyczące ponownej weryfikacji czy niewłaściwe poprawki przekreśleń — w „istotne” naruszenia, za które grożą natychmiastowe kary finansowe. Według wcześniejszych wytycznych pracodawcy mieli 10 dni na poprawienie błędów technicznych i uniknięcie sankcji; ten okres karencji został teraz zniesiony dla dziesiątek powszechnych uchybień. Zmiana polityki nastąpiła po dyrektywie z marca 2026 roku, która nakazała audytorom Homeland Security Investigations (HSI) zaostrzenie kontroli na miejscach pracy po przerwie spowodowanej pandemią.

Pracodawcy mogą teraz zostać ukarani grzywną do 2701 dolarów za każde istotne naruszenie podczas pierwszej kontroli, a powtarzające się wykroczenia mogą skutkować skierowaniem sprawy do organów ścigania za „świadome” zatrudnianie osób bez dokumentów. ICE zapowiedziało również, że procedury zdalnej weryfikacji — spopularyzowane w czasie pandemii — będą poddawane bardziej wnikliwej kontroli, aby upewnić się, że kopie dokumentów tożsamości odpowiadają danym wpisanym w formularzu I-9.



Dla liderów ds. mobilności i HR moment ten jest wyjątkowo trudny. Wiele firm wciąż dostosowuje się do zmienionego formularza I-9, który wszedł w życie w lipcu 2025 roku, oraz do stałej opcji weryfikacji wirtualnej dla uczestników programu E-Verify. Audytowanie starszych, papierowych formularzy pod kątem nowej listy istotnych błędów będzie wymagało znacznych nakładów. Pracodawcy powinni teraz skupić się na polach o wysokim ryzyku, które zostały uznane za istotne — data zatrudnienia, daty ważności dokumentów oraz adnotacje o ponownym zatrudnieniu — oraz przeszkolić personel w zakresie protokołów poprawiania błędów, które muszą zachować oryginalny wpis i zawierać inicjały audytora oraz aktualną datę.

Działania zapobiegawcze to m.in. generowanie elektronicznych raportów I-9 w celu wykrycia pustych pól lub błędów formatowania, przeprowadzanie losowych kontroli zdalnych weryfikacji wykonanych przez zewnętrznych agentów oraz aktualizacja umów z dostawcami, aby odzwierciedlały nową politykę egzekwowania przepisów. Biorąc pod uwagę deklarowany przez ICE cel zwiększenia liczby audytów w roku fiskalnym 2027, koszty zaniechania działań mogą znacznie przewyższyć wydatki na prewencyjne działania zgodności.