Polen kondigt sluiting van verouderd MOS-portaal aan op 17 april voorafgaand aan volledige digitale invoering van verblijfsvergunningen

Het Poolse Bureau voor Buitenlanders (UdSC) bevestigde op 14 april dat de huidige versie van het Case Handling Module (MOS) portaal op 17 april om 23:59 lokale tijd wordt uitgeschakeld. Deze stap maakt de weg vrij voor de landelijke lancering van een volledig vernieuwd, end-to-end elektronisch systeem voor het indienen van verblijfsvergunningen op 27 april 2026.

Volgens het nieuwe systeem moeten alle aanvragen voor tijdelijke verblijfsvergunningen, permanente verblijfsvergunningen en EU-langdurige verblijfsvergunningen online worden ingediend; papieren aanvragen worden alleen in strikt gedefinieerde noodsituaties geaccepteerd. Zodra een aanvraag is ingediend, zal het systeem automatisch de gegevens voorselecteren, een afspraak voor het afnemen van vingerafdrukken inplannen en kunnen aanvragers en werkgevers ontbrekende documenten in real time uploaden.



UdSC meldt dat de upgrade de gemiddelde verwerkingstijd met 30 procent zal verkorten en duizenden onvolledige aanvragen, die nu provinciale kantoren overbelasten, zal elimineren. Buitenlandse werknemers van wie het legale verblijf verloopt vóór of binnen twee weken na de livegang, worden dringend aangeraden om direct papieren aanvragen in te dienen om te voorkomen dat ze tijdens de overgangsperiode zonder geldige status komen te zitten.

Voor mobiliteitsprogramma’s binnen bedrijven biedt de verandering zowel kansen als risico’s. Positief is dat HR-teams eindelijk één overzicht krijgen om de status van vergunningen voor overgebrachte werknemers in alle 16 woiwodschappen te volgen. Negatief is dat de indieningsperiode abrupt sluit op middernacht 17 april, en alle conceptaanvragen in het oude systeem worden verwijderd. Bedrijven hebben slechts drie werkdagen om gegevens te exporteren of aanvragen af te ronden voordat de overgang begint.

UdSC heeft een handleiding van 56 pagina’s gepubliceerd in het Pools en Engels en meldt dat er tijdens de eerste maand van de operatie een meertalige helpdesk beschikbaar is van 07:00 tot 22:00 CET. Werkgevers worden geadviseerd hun onboarding-checklists bij te werken, extra tijd in te plannen voor biometrische afspraken en personeel te herinneren dat reizen naar de kantoren van de woiwode voor het afnemen van vingerafdrukken nog steeds noodzakelijk is, ook al is het voorportaal digitaal.