USCIS wprowadza obowiązek elektronicznego składania szerokiego zakresu formularzy imigracyjnych

U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) potwierdził na platformie X (dawniej Twitter) wczesnym rankiem 8 października, że wkrótce wprowadzi obowiązek składania wielu najczęściej używanych formularzy imigracyjnych wyłącznie online, co oznacza zdecydowane odejście od przetwarzania dokumentów w formie papierowej. W kolejnych wytycznych USCIS zapowiedział rozszerzenie dwóch istniejących ścieżek e-składania – interaktywnego formularza internetowego krok po kroku oraz bezpośredniego przesyłania plików PDF – a następnie stopniowe wycofywanie możliwości składania papierowych wersji formularzy, które już mają elektroniczne odpowiedniki.

Agencja nie opublikowała formalnego ogłoszenia w Federal Register, jednak osoby z branży informują, że pierwsza grupa formularzy, która ma zostać objęta zmianą w grudniu, to Formularz I-539 (zmiana/rozszerzenie statusu) oraz Formularz I-131 (dokument podróży). Wcześniej, na początku 2027 roku, dołączą do nich formularze I-140 i I-485 związane z zatrudnieniem. Wnioskodawcy nadal będą mogli przesyłać oryginalne dokumenty cywilne pocztą, jeśli zostaną o to wyraźnie poproszeni, jednak potwierdzenia przyjęcia wniosku, wezwania do złożenia odcisków palców oraz prośby o uzupełnienie dokumentów będą domyślnie dostarczane przez portal online.



USCIS podkreśla, że zmiana przyspieszy proces rozpatrywania spraw, zmniejszy zaległości wprowadzania danych oraz wzmocni mechanizmy wykrywania oszustw i weryfikacji tożsamości. Elektroniczne zgłoszenia umożliwią algorytmom antyfraudowym natychmiastowe porównywanie informacji z listami obserwacyjnymi, danymi z Social Security oraz rejestrami przyjazdów CBP. Ten krok wpisuje się także w cel USCIS, określony w planie strategicznym na rok fiskalny 2025, aby do końca roku fiskalnego 2028 aż 95% decyzji dotyczących świadczeń imigracyjnych było podejmowanych elektronicznie.

Dla pracodawców oznacza to konieczność tworzenia i utrzymywania kont prawnika-reprezentanta dla każdego pracownika objętego sponsoringiem; duże programy mobilności mogą wymagać integracji systemów HRIS i zarządzania dokumentami z portalem USCIS, aby uniknąć ręcznego przesyłania plików. Osoby spoza USA, które dotychczas polegały na papierowych kopiach wysyłanych do kraju pochodzenia, będą musiały mieć stabilny dostęp do internetu, co może utrudnić składanie wniosków z regionów o słabym połączeniu.

W praktyce menedżerowie ds. mobilności powinni przeprowadzić audyt aktywnych i planowanych wniosków, potwierdzić, które formularze już mają opcję e-składania, zaplanować budżet na ewentualną integrację IT oraz zaktualizować listy kontrolne dla pracowników. USCIS zapowiedział 60-dniowy okres przejściowy na składanie papierowych wniosków po wprowadzeniu obowiązku online dla danego formularza, po którym papierowe zgłoszenia będą odrzucane i zwracane.