USCIS maakt online indienen verplicht voor een breed scala aan immigratieformulieren

De U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) heeft begin oktober via een bericht op X (voorheen Twitter) bevestigd dat het binnenkort verplicht wordt om veelgebruikte immigratieformulieren online in te dienen, waarmee de organisatie definitief afscheid neemt van papieren aanvragen. In aanvullende richtlijnen gaf USCIS aan dat het twee bestaande digitale indieningsmogelijkheden zal uitbreiden: een stapsgewijze online formulierinvoer en een directe PDF-upload. Vervolgens wordt het indienen van papieren formulieren afgeschaft voor formulieren die al een elektronische versie hebben.

Hoewel er geen officiële publicatie in de Federal Register is verschenen, melden ingewijden dat de eerste groep formulieren, die naar verwachting in december wordt uitgerold, Formulier I-539 (wijziging/verlenging van status) en Formulier I-131 (reisdocument) zal omvatten. Formulieren I-140 en I-485, die betrekking hebben op werkgerelateerde aanvragen, volgen begin 2027. Aanvragers kunnen nog steeds originele documenten per post opsturen als hier specifiek om wordt gevraagd, maar ontvangstbevestigingen, oproepen voor biometrische gegevens en verzoeken om aanvullende informatie worden standaard via het online portaal verstuurd.



USCIS stelt dat deze verandering de verwerkingstijd zal versnellen, achterstanden bij het invoeren van gegevens zal verminderen en de screening op fraude en identiteitsbeheer zal versterken. Digitale indieningen maken het mogelijk om fraudedetectie-algoritmes realtime te laten controleren aan de hand van watchlists, Social Security-gegevens en binnenkomende data van Customs and Border Protection (CBP). Deze stap sluit ook aan bij het doel van USCIS, zoals vastgelegd in het strategisch plan voor het fiscale jaar 2025, om tegen het einde van 2028 95 procent van de immigratieaanvragen elektronisch af te handelen.

Voor werkgevers betekent deze overgang dat juridische afdelingen voor elke gesponsorde werknemer een account als advocaat-vertegenwoordiger moeten aanmaken en beheren. Grote mobiliteitsprogramma’s zullen mogelijk hun HRIS- en documentbeheersystemen moeten koppelen aan het USCIS-portaal om handmatige uploads te voorkomen. Buitenlanders die voorheen vertrouwden op papieren documenten die per post naar hun thuisland werden gestuurd, hebben nu stabiele internettoegang nodig, wat het indienen vanuit regio’s met slechte verbindingen kan bemoeilijken.

In de praktijk wordt werkgevers en mobiliteitsmanagers aangeraden om lopende en geplande aanvragen te controleren, te bevestigen welke formulieren al digitaal kunnen worden ingediend, budget vrij te maken voor mogelijke IT-integraties en checklists voor medewerkers bij te werken. USCIS kondigde aan dat er een overgangsperiode van 60 dagen geldt voor papieren indieningen zodra een formulier verplicht online wordt, waarna papieren aanvragen worden geweigerd en teruggestuurd.