Polen präzisiert Regeln zum vorübergehenden Schutz für ukrainische Staatsbürger und verschärft Beschäftigungsvoraussetzungen

Die polnische Regierung hat die lang erwartete Kodifizierung der Einwanderungs- und Arbeitsmarktregeln für die rund 1,4 Millionen ukrainischen Staatsbürger, die derzeit im Land leben, abgeschlossen. Ein Paket von Änderungen, das am 5. März 2026 in Kraft trat und am 1. April offiziell erläutert wurde, geht weit über eine weitere Anpassung des sogenannten „Ukrainischen Sondergesetzes“ hinaus. Erstmals wurden gesetzliche Definitionen eines „Begünstigten des vorübergehenden Schutzes“ sowie die Bedingungen für den Verlust dieses Status direkt in das polnische Ausländergesetz aufgenommen.

Nach dem neuen Modell behalten Ukrainer, deren Identität bereits verifiziert wurde und deren PESEL-Nummer die Kennzeichnung „UKR“ trägt, den Schutz automatisch mindestens bis zum 4. März 2027, entsprechend der aktuellen Entscheidung des EU-Rats. Neu ankommende Ukrainer müssen nun innerhalb von 30 Tagen nach Grenzübertritt eine PESEL-UKR beantragen; wer Polen länger als 30 Tage verlässt oder bis zum 31. August 2026 seine Identität nicht mit einem Reisepass bestätigt, verliert den Status. Mit dem Wegfall des Schutzes endet auch das Recht auf vereinfachte Beschäftigung und Sozialleistungen.



Für Arbeitgeber ist die wichtigste Neuerung das dreistufige System der Arbeitsmeldungen: 1) Ukrainer mit vorübergehendem Schutz können weiterhin mit der bekannten siebentägigen Online-Meldung eingestellt werden. 2) Ukrainer, die vor dem 24. Februar 2022 in Polen ansässig waren, aber keinen Schutzstatus besitzen, können diese Meldung nur bis zum 5. März 2029 nutzen, danach gelten die regulären Arbeitserlaubnisregeln inklusive Arbeitsmarktprüfungen. 3) Ukrainer, die nach dem 5. März 2026 ohne Schutzstatus ankommen, müssen von Anfang an die allgemeinen Verfahren für Drittstaatsangehörige durchlaufen. Arbeitgeber, die die siebentägige Frist versäumen oder bei Gehalts- oder Tätigkeitsänderungen keine erneute Meldung abgeben, müssen mit Bußgeldern zwischen 1.000 und 3.000 PLN rechnen.

Das Gesetz legalisiert zudem den Aufenthalt aller Ukrainer, deren Visum, Aufenthaltstitel oder visumfreier Zeitraum nach dem 24. Februar 2022 abgelaufen ist, und verlängert die Gültigkeit bis zum 4. März 2027, um der EU-Entscheidung zu entsprechen. Übergangsbestimmungen erhalten bestehende Geschäftstätigkeiten legal, schränken jedoch die Gründung neuer Einzelunternehmen durch nicht geschützte Ukrainer ein.

Die Regierung betont, dass die Reformen dringend benötigte Rechtssicherheit schaffen; NGOs warnen jedoch, dass die 30-Tage-Abwesenheitsregel Familien in Schwierigkeiten bringen könnte, die längere Urlaube oder Reisen zur Regelung von Eigentumsangelegenheiten in der Heimat unternehmen. Praktisch sollten Unternehmen ihre ukrainischen Beschäftigten und Expat-Richtlinien umgehend überprüfen: Wer hat eine PESEL-UKR, wer muss bis August seine Identität bestätigen; Arbeitsverträge sollten die 30-Tage-Regel klar benennen; und HR-Systeme so angepasst werden, dass jede Vertragsänderung automatisch die neue Meldepflicht auslöst. Multinationale Unternehmen mit großen ukrainischen Belegschaften in Produktion und Logistik haben vier Jahre Zeit, um Mitarbeiter auf reguläre Arbeitserlaubnisse umzustellen oder ihre Personalplanung anzupassen.