De Poolse regering heeft de langverwachte codificatie afgerond van de immigratie- en arbeidsmarktregels die gelden voor de ongeveer 1,4 miljoen Oekraïense burgers die momenteel in het land wonen. Een pakket aan wijzigingen, dat op 5 maart 2026 in werking trad en op 1 april formeel werd toegelicht in richtlijnen, gaat veel verder dan een simpele aanpassing van de zogenaamde “Speciale Oekraïense Wet”. Voor het eerst zijn wettelijke definities van een “begunstigde van tijdelijke bescherming” en de omstandigheden waaronder deze status kan worden ingetrokken, rechtstreeks opgenomen in de Poolse Vreemdelingenwet.
Volgens het nieuwe model behouden Oekraïners van wie de identiteit al is geverifieerd en wiens PESEL-nummer de aanduiding “UKR” draagt, automatisch bescherming tot minstens 4 maart 2027, in lijn met de huidige EU-Raadbeslissing. Nieuw aangekomen Oekraïners moeten binnen 30 dagen na grensovergang een PESEL-UKR aanvragen; wie Polen langer dan 30 dagen verlaat of zijn identiteit niet bevestigt met een paspoort vóór 31 augustus 2026, verliest de status. Zodra de bescherming vervalt, vervallen ook het recht op vereenvoudigde werkgelegenheid en sociale voorzieningen.
![Polen verduidelijkt regels voor tijdelijke bescherming van Oekraïense burgers en verscherpt arbeidsvoorwaarden]()
Voor werkgevers is de grootste verandering het driedelige systeem voor werkmeldingen. 1) Oekraïners met tijdelijke beschermingsstatus kunnen nog steeds worden aangenomen via de bekende online melding binnen zeven dagen. 2) Oekraïners die vóór 24 februari 2022 in Polen woonden maar geen bescherming hebben, kunnen deze meldingsroute gebruiken tot 5 maart 2029, waarna de standaardregels voor werkvergunningen (inclusief arbeidsmarkttoets) gelden. 3) Oekraïners die na 5 maart 2026 zonder tijdelijke beschermingsstatus aankomen, moeten vanaf dag één de algemene procedures voor derdelanders volgen. Werkgevers die de meldingsdeadline van zeven dagen missen of nalaten opnieuw te melden bij wijziging van salaris of werkgebied, riskeren boetes van 1.000 tot 3.000 PLN.
De wet legaliseert ook het verblijf van elke Oekraïner wiens visum, verblijfskaart of visumvrije periode na 24 februari 2022 is verlopen, met een verlenging tot 4 maart 2027 om aan te sluiten bij de EU-beslissing. Overgangsregels houden bestaande bedrijfsactiviteiten legaal, maar beperken de oprichting van nieuwe eenmanszaken door niet-beschermde Oekraïners.
De regering stelt dat de hervormingen broodnodige rechtszekerheid bieden; ngo’s waarschuwen dat de regel over afwezigheid van 30 dagen gezinnen kan vastzetten die langere vakanties maken of zaken in het thuisland moeten regelen. Praktisch gezien dienen bedrijven hun Oekraïense personeel en expatbeleid direct te controleren: identificeer wie een PESEL-UKR heeft en wie vóór augustus de identiteit moet bevestigen; werk opdrachtbrieven bij om de 30-dagenregel duidelijk te maken; en pas HR-systemen aan zodat elke contractwijziging automatisch een nieuwe melding activeert. Multinationals die sterk afhankelijk zijn van grote Oekraïense werkvolk in productie en logistiek, hebben vier jaar om werknemers over te zetten op standaard werkvergunningen of hun personeelsplanning aan te passen.
Volgens het nieuwe model behouden Oekraïners van wie de identiteit al is geverifieerd en wiens PESEL-nummer de aanduiding “UKR” draagt, automatisch bescherming tot minstens 4 maart 2027, in lijn met de huidige EU-Raadbeslissing. Nieuw aangekomen Oekraïners moeten binnen 30 dagen na grensovergang een PESEL-UKR aanvragen; wie Polen langer dan 30 dagen verlaat of zijn identiteit niet bevestigt met een paspoort vóór 31 augustus 2026, verliest de status. Zodra de bescherming vervalt, vervallen ook het recht op vereenvoudigde werkgelegenheid en sociale voorzieningen.
Voor werkgevers is de grootste verandering het driedelige systeem voor werkmeldingen. 1) Oekraïners met tijdelijke beschermingsstatus kunnen nog steeds worden aangenomen via de bekende online melding binnen zeven dagen. 2) Oekraïners die vóór 24 februari 2022 in Polen woonden maar geen bescherming hebben, kunnen deze meldingsroute gebruiken tot 5 maart 2029, waarna de standaardregels voor werkvergunningen (inclusief arbeidsmarkttoets) gelden. 3) Oekraïners die na 5 maart 2026 zonder tijdelijke beschermingsstatus aankomen, moeten vanaf dag één de algemene procedures voor derdelanders volgen. Werkgevers die de meldingsdeadline van zeven dagen missen of nalaten opnieuw te melden bij wijziging van salaris of werkgebied, riskeren boetes van 1.000 tot 3.000 PLN.
De wet legaliseert ook het verblijf van elke Oekraïner wiens visum, verblijfskaart of visumvrije periode na 24 februari 2022 is verlopen, met een verlenging tot 4 maart 2027 om aan te sluiten bij de EU-beslissing. Overgangsregels houden bestaande bedrijfsactiviteiten legaal, maar beperken de oprichting van nieuwe eenmanszaken door niet-beschermde Oekraïners.
De regering stelt dat de hervormingen broodnodige rechtszekerheid bieden; ngo’s waarschuwen dat de regel over afwezigheid van 30 dagen gezinnen kan vastzetten die langere vakanties maken of zaken in het thuisland moeten regelen. Praktisch gezien dienen bedrijven hun Oekraïense personeel en expatbeleid direct te controleren: identificeer wie een PESEL-UKR heeft en wie vóór augustus de identiteit moet bevestigen; werk opdrachtbrieven bij om de 30-dagenregel duidelijk te maken; en pas HR-systemen aan zodat elke contractwijziging automatisch een nieuwe melding activeert. Multinationals die sterk afhankelijk zijn van grote Oekraïense werkvolk in productie en logistiek, hebben vier jaar om werknemers over te zetten op standaard werkvergunningen of hun personeelsplanning aan te passen.
