EU-gefördertes MoveS-Seminar in Warschau rückt digitale Werkzeuge in den Fokus, die die grenzüberschreitende Sozialversicherungskoordination revolutionieren werden

Ein eintägiges MoveS-Seminar, das heute (16. April 2026) an der Warschauer Wirtschaftshochschule stattfand, versammelte über 120 Beamte, Wissenschaftler und Mobility-Manager aus Unternehmen, um zu diskutieren, wie die Digitalisierung den Austausch von Sozialversicherungsdaten für mobile Arbeitnehmer in der EU verändert. MoveS (Freizügigkeit der Arbeitnehmer und Koordinierung der Sozialversicherung) ist ein von der Europäischen Kommission gefördertes Expertennetzwerk; die diesjährige polnische Ausgabe wurde von Professor Gertruda Uścińska, Präsidentin der polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und langjährige Verfechterin der durchgängigen elektronischen Bearbeitung, ausgerichtet.

Die Vormittagsplenarsitzungen konzentrierten sich auf die Plattform für den elektronischen Austausch von Sozialversicherungsinformationen (EESSI), die ab Juli EU-weit verpflichtend wird. Vertreter des polnischen Nationalen Gesundheitsfonds, der französischen CNAV und der deutschen DRV berichteten von ersten Erfahrungen bei der Integration nationaler Datenbanken mit dem EU-Hub. Dabei wurde festgestellt, dass die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für portable A1-Bescheinigungen bereits von drei Wochen auf fünf Tage gesunken sind. Die Europäische Arbeitsbehörde forderte die Mitgliedstaaten auf, den Datenfluss zu nutzen, um gemeinsame Kontrollen bei betrügerischen A1-Anträgen zu verstärken – ein Missbrauch, der die öffentlichen Kassen schätzungsweise jährlich 1,6 Milliarden Euro kostet.



Das Nachmittagsforum widmete sich den praktischen Auswirkungen für Unternehmen. Polnische IT-Outsourcing-Firmen erklärten, wie die schnellere Ausstellung von A1-Formularen Projektlaufzeiten verkürzt und es ihnen ermöglicht, Ingenieure innerhalb weniger Tage statt Wochen zu Kunden in Deutschland zu entsenden. HR-Verantwortliche von Siemens Polska und PepsiCo EMEA berichteten, dass sie Compliance-Prozesse in Warschau bündeln, da die polnischen Behörden „zu den schnellsten“ bei der Einführung vollständig digitaler Bescheinigungen gehören.

Gleichzeitig wurden Herausforderungen thematisiert: veraltete Lohnabrechnungssoftware in einigen KMU sowie der Bedarf an rechtlicher Klarheit, wenn blockchain-basierte verifizierbare Nachweise künftig PDF-Bescheinigungen ersetzen. Für Mobility-Manager ist die wichtigste Erkenntnis, dass ab dem 1. Juli 2026 alle grenzüberschreitenden Einsätze – selbst kurze Geschäftsreisen – über EESSI registriert werden müssen; Papier-A1-Bescheinigungen werden bei Arbeitskontrollen in den meisten EU-Ländern nicht mehr akzeptiert. Unternehmen, die polnische Mitarbeiter ins Ausland entsenden oder ausländische Arbeitnehmer nach Polen schicken, sollten ihre HRIS-Schnittstellen jetzt überprüfen und im zweiten Quartal zusätzliche Zeit für Schulungen der Endnutzer einplanen. Die Nichtausstellung eines elektronischen A1 kann vor Ort mit Bußgeldern von bis zu 3.000 Euro und rückwirkenden Sozialversicherungsbeiträgen im Gastland geahndet werden.

Der stellvertretende polnische Digitalisierungsminister Paweł Bartoszek schloss das Seminar mit der Ankündigung eines 12-Millionen-Euro-Upgrades des nationalen MOS-Portals, das künftig eine Echtzeit-Statusverfolgung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ermöglichen soll. Er prognostizierte, dass Polen nach der Umsetzung der Verbesserungen noch in diesem Jahr „ein regionales Zentrum für digitale Mobilitätsdienste“ werden wird.