EU-ondersteund MoveS-seminar in Warschau belicht digitale tools die grensoverschrijdende coördinatie van sociale zekerheid zullen hervormen

Een eendaags MoveS-seminar, gehouden op 16 april 2026 aan de Warschau School of Economics, bracht meer dan 120 ambtenaren, academici en mobiliteitsmanagers uit het bedrijfsleven samen om te bespreken hoe digitalisering de uitwisseling van sociale zekerheidsgegevens voor mobiele werknemers binnen de EU verandert. MoveS (Vrij Verkeer van Werknemers en Coördinatie van Sociale Zekerheid) is een deskundig netwerk gefinancierd door de Europese Commissie; de Poolse editie van dit jaar werd georganiseerd door professor Gertruda Uścińska, voorzitter van de Poolse Sociale Verzekeringsinstelling (ZUS) en een voorvechter van volledige elektronische verwerking.

De ochtendplenaire sessies richtten zich op het platform voor elektronische uitwisseling van sociale zekerheidsinformatie (EESSI), dat vanaf juli EU-breed verplicht wordt. Vertegenwoordigers van het Poolse Nationaal Fonds voor de Gezondheid, Frankrijk’s CNAV en Duitsland’s DRV deelden vroege ervaringen met de integratie van nationale databanken met het EU-knooppunt. Zij meldden dat de gemiddelde verwerkingstijd voor draagbare A1-certificaten al was gedaald van drie weken naar vijf dagen. De Europese Arbeidsautoriteit riep lidstaten op om de datastroom te gebruiken voor intensievere gezamenlijke controles op frauduleuze A1-aanvragen, een praktijk die de publieke schatkist jaarlijks naar schatting €1,6 miljard kost.



In de middag verschoof het panel naar de praktische zakelijke gevolgen. Poolse IT-uitbestedingsbedrijven legden uit hoe de snellere uitgifte van A1-formulieren de doorlooptijden van projecten verkort, waardoor zij ingenieurs binnen enkele dagen in plaats van weken naar klantlocaties in Duitsland kunnen sturen. HR-leiders van Siemens Polska en PepsiCo EMEA gaven aan dat zij hun compliance-processen in Warschau centraliseren, omdat de Poolse autoriteiten “tot de snelste behoren” in het omarmen van volledig digitale certificaten. Sprekers benoemden ook uitdagingen: verouderde salarissoftware bij sommige mkb-bedrijven en de noodzaak van juridische duidelijkheid zodra blockchain-achtige verifieerbare certificaten PDF-certificaten gaan vervangen.

Voor mobiliteitsmanagers is de belangrijkste boodschap dat vanaf 1 juli 2026 alle grensoverschrijdende detacheringen – zelfs korte zakenreizen – via EESSI geregistreerd moeten worden; papieren A1-certificaten worden bij arbeidsinspecties in de meeste EU-landen niet meer geaccepteerd. Bedrijven die Poolse medewerkers naar het buitenland uitzenden of buitenlandse werknemers in Polen plaatsen, doen er goed aan hun HRIS-koppelingen nu te controleren en in het tweede kwartaal extra tijd in te plannen voor eindgebruikersopleiding. Het niet elektronisch uitgeven van een A1 kan leiden tot boetes tot €3.000 en terugwerkende sociale zekerheidsbijdragen in het gastland.

De Poolse plaatsvervangend minister voor digitalisering, Paweł Bartoszek, sloot het seminar af met de aankondiging van een investering van €12 miljoen in de nationale MOS-portal, waarmee realtime statustracking voor werknemers en werkgevers mogelijk wordt. Hij voorspelde dat Polen, zodra de upgrades later dit jaar live gaan, “een regionaal knooppunt voor digitale mobiliteitsdiensten” zal worden.