La UE acuerda una única ‘e-Declaración’ digital para trabajadores desplazados: las empresas irlandesas obtendrán alivio administrativo

Los legisladores conjuntos de la UE han alcanzado un acuerdo provisional para crear un portal en línea multilingüe mediante el cual las empresas podrán presentar declaraciones obligatorias al enviar empleados en asignaciones temporales a otro Estado miembro. El acuerdo, logrado el 23 de junio bajo la Presidencia de Chipre del Consejo y reportado el 25 de junio, mantiene la participación voluntaria pero establece un formulario estándar único que recopila 12 datos sobre el empleador y nueve sobre cada trabajador, incluyendo prueba de cobertura de seguridad social y, para nacionales de terceros países, un permiso de residencia o trabajo válido. Actualmente, las empresas irlandesas deben navegar por un mosaico de 27 portales nacionales, cada uno con diferentes idiomas y formatos de documentos. Los equipos de cumplimiento dedican a menudo varias horas por asignación a ingresar información duplicada y obtener traducciones; las multas por errores pueden superar los 20.000 € en Alemania y Francia.



Para las empresas que buscan simplificar aún más la documentación transfronteriza, la oficina de VisaHQ en Irlanda ofrece una solución integrada: a través de nuestra plataforma en línea (https://www.visahq.com/ireland/), los empleadores pueden solicitar permisos de trabajo, autorizaciones de residencia y legalizaciones de documentos para más de 200 destinos, sincronizando automáticamente los datos desde los sistemas de recursos humanos para que los detalles ingresados en la nueva declaración de desplazamiento en la UE puedan reutilizarse para solicitudes de visado y cumplimiento en todo el mundo.

Al optar por la nueva interfaz, Irlanda podría reducir significativamente los costos administrativos en sectores que dependen en gran medida de la movilidad basada en proyectos, como la construcción, la consultoría TIC y la ingeniería farmacéutica. La regulación también permite a los Estados miembros extender la plataforma a proveedores de servicios establecidos fuera de la UE. Esto es relevante para Irlanda, cuyos contratistas frecuentemente desplazan personal al Reino Unido o al Golfo bajo contratos de suministro posterior y luego de regreso al mercado único de la UE. Una vez operativo el sistema, las empresas podrán almacenar documentos de respaldo en el portal y reutilizar perfiles para asignaciones repetidas, reduciendo los tiempos de gestión. La implementación tomará hasta dos años tras la adopción formal del texto, pero la Comisión deberá evaluar su efectividad en un plazo de cinco años. Se recomienda a los empleadores mapear los flujos actuales de desplazamiento y prepararse para integrar la futura API en el software de recursos humanos o movilidad global, de modo que los datos puedan enviarse directamente desde los sistemas de gestión de asignaciones.