La UE acuerda una única ‘e-Declaración’ digital para trabajadores desplazados: las empresas irlandesas obtendrán alivio administrativo

Los co-legisladores de la UE han alcanzado un acuerdo provisional para crear un portal en línea multilingüe mediante el cual las empresas podrán presentar declaraciones obligatorias cuando envíen empleados en asignaciones temporales a otro Estado miembro. El acuerdo, logrado el 23 de junio bajo la Presidencia de Chipre del Consejo y divulgado el 25 de junio, mantiene la participación voluntaria pero establece un formulario estándar único que recopila 12 datos sobre el empleador y nueve sobre cada trabajador, incluyendo la prueba de cobertura de seguridad social y, para nacionales de terceros países, un permiso de residencia o trabajo válido.

Actualmente, las empresas irlandesas deben gestionar un mosaico de 27 portales nacionales, cada uno con diferentes idiomas y formatos de documentos. Los equipos de cumplimiento dedican a menudo varias horas por asignación a ingresar información duplicada y obtener traducciones; las multas por errores pueden superar los 20.000 € en Alemania y Francia. Al optar por la nueva plataforma, Irlanda podría reducir significativamente los costos administrativos en sectores que dependen mucho de la movilidad por proyectos, como la construcción, la consultoría TIC y la ingeniería farmacéutica.



El reglamento también permite a los Estados miembros extender la plataforma a proveedores de servicios establecidos fuera de la UE. Esto es relevante para Irlanda, cuyos contratistas suelen enviar personal al Reino Unido o al Golfo bajo contratos de suministro y luego de regreso al mercado único europeo.

Una vez operativo el sistema, las empresas podrán almacenar documentos de respaldo en el portal y reutilizar perfiles para asignaciones repetidas, reduciendo los tiempos de gestión. La implementación tomará hasta dos años tras la adopción formal del texto, pero la Comisión deberá evaluar su eficacia en un plazo de cinco años. Se recomienda a los empleadores mapear los flujos actuales de desplazamiento y prepararse para integrar la futura API en el software de recursos humanos o movilidad global, de modo que los datos puedan transferirse directamente desde los sistemas de gestión de asignaciones.