UE zgadza się na jednolitą cyfrową „e-Deklarację” dla pracowników delegowanych – irlandzkie firmy zyskają ulgę administracyjną

Współprawodawcy UE osiągnęli wstępne porozumienie w sprawie stworzenia wielojęzycznego portalu internetowego, za pośrednictwem którego firmy będą mogły składać obowiązkowe zgłoszenia przy wysyłaniu pracowników na tymczasowe delegacje do innych państw członkowskich. Porozumienie, zawarte 23 czerwca pod przewodnictwem Cypru w Radzie UE i ogłoszone 25 czerwca, przewiduje dobrowolny udział, ale wprowadza jednolity formularz zbierający 12 danych o pracodawcy oraz 9 o każdym pracowniku – w tym potwierdzenie ubezpieczenia społecznego oraz, w przypadku obywateli państw trzecich, ważne pozwolenie na pobyt lub pracę. Irlandzkie firmy obecnie muszą korzystać z 27 różnych krajowych portali, każdy w innym języku i z różnymi formatami dokumentów. Zespoły ds. zgodności często poświęcają kilka godzin na każdą delegację, wpisując powtarzające się dane i zapewniając tłumaczenia; kary za błędy mogą przekraczać 20 000 euro w Niemczech i Francji. Dzięki nowemu portalowi Irlandia mogłaby znacznie obniżyć koszty administracyjne w sektorach silnie opierających się na mobilności projektowej, takich jak budownictwo, doradztwo ICT czy inżynieria farmaceutyczna. Przepisy pozwalają również państwom członkowskim rozszerzyć platformę na dostawców usług spoza UE, co jest istotne dla Irlandii, której wykonawcy często delegują pracowników do Wielkiej Brytanii lub krajów Zatoki Perskiej w ramach umów dalszego świadczenia usług, a następnie z powrotem na jednolity rynek UE. Po uruchomieniu systemu firmy będą mogły przechowywać dokumenty w portalu i ponownie wykorzystywać profile przy kolejnych delegacjach, co skróci czas przygotowań. Wdrożenie potrwa do dwóch lat od formalnego przyjęcia tekstu, a Komisja będzie musiała ocenić skuteczność systemu w ciągu pięciu lat. Pracodawcy powinni już teraz przeanalizować obecne przepływy delegacji i przygotować się do integracji przyszłego API z oprogramowaniem HR lub systemami zarządzania mobilnością globalną, aby dane mogły być przesyłane bezpośrednio z systemów zarządzania delegacjami.