EU einigt sich auf einheitliche digitale „e-Declaration“ für entsandte Arbeitnehmer – Irische Unternehmen profitieren von Verwaltungsentlastung

Die EU-Gesetzgeber haben eine vorläufige Einigung erzielt, um ein mehrsprachiges Online-Portal zu schaffen, über das Unternehmen verpflichtende Meldungen abgeben können, wenn sie Mitarbeiter vorübergehend in einen anderen Mitgliedstaat entsenden. Die am 23. Juni unter der zyprischen Ratspräsidentschaft erzielte Vereinbarung, die am 25. Juni bekanntgegeben wurde, sieht eine freiwillige Teilnahme vor, verspricht jedoch ein einheitliches Standardformular, das 12 Angaben zum Arbeitgeber und neun zum jeweiligen Arbeitnehmer erfasst – darunter Nachweise über die Sozialversicherung und bei Drittstaatsangehörigen eine gültige Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis. Irische Unternehmen müssen derzeit ein Flickwerk aus 27 nationalen Portalen mit unterschiedlichen Sprachen und Dokumentenformaten bewältigen. Compliance-Teams investieren oft mehrere Stunden pro Entsendung, um doppelte Informationen einzugeben und Übersetzungen zu sichern; Bußgelder bei Fehlern können in Deutschland und Frankreich 20.000 Euro übersteigen. Mit der neuen Plattform könnte Irland die Verwaltungsaufwände für Branchen mit projektbasierter Mobilität wie Bauwesen, IT-Beratung und Pharmaingenieurwesen deutlich reduzieren. Die Verordnung erlaubt es den Mitgliedstaaten zudem, die Plattform auf Dienstleister außerhalb der EU auszuweiten. Das ist für Irland bedeutsam, da irische Auftragnehmer häufig Personal ins Vereinigte Königreich oder in den Golfstaaten entsenden und anschließend wieder in den EU-Binnenmarkt zurückführen. Nach Inbetriebnahme des Systems können Unternehmen unterstützende Dokumente im Portal speichern und Profile für wiederholte Entsendungen wiederverwenden, was die Vorlaufzeiten verkürzt. Die Umsetzung wird bis zu zwei Jahre nach formeller Verabschiedung des Textes dauern, die Kommission muss die Wirksamkeit innerhalb von fünf Jahren bewerten. Arbeitgeber werden empfohlen, aktuelle Entsendungsströme zu analysieren und sich darauf vorzubereiten, die künftige API in HR- oder Global-Mobility-Software zu integrieren, damit Daten direkt aus den Entsendemanagement-Systemen übermittelt werden können.