Poland mewajibkan semua pengajuan izin tinggal dilakukan secara online dan menaikkan biaya pemerintah hingga empat kali lipat mulai 1 Januari 2026

Kementerian Dalam Negeri Polandia telah menerbitkan peraturan final dalam reformasi sistem imigrasi yang berlangsung selama setahun dengan pendekatan digital-sebagai-standar. Mulai 1 Januari 2026, setiap permohonan izin tinggal sementara harus diajukan secara eksklusif melalui portal elektronik Moduł Obsługi Spraw (MOS). Kantor-kantor voivodeship akan menutup loket untuk pengajuan langsung; dokumen fisik yang diserahkan secara langsung akan ditolak.

Perubahan ini melengkapi rangkaian langkah sebelumnya yang memindahkan permohonan izin kerja dan izin musiman ke platform nasional praca.gov.pl. Pejabat berargumen bahwa satu jalur elektronik akan memangkas antrean, memungkinkan pemeriksaan data otomatis dengan kantor tenaga kerja dan otoritas pajak, serta mempersulit pemohon “piggy-back” untuk melompati antrean. Namun, para pengusaha khawatir akan masa transisi yang sulit. Banyak kantor imigrasi provinsi masih menggunakan perangkat lunak manajemen kasus lama, dan tim HR takut terjadi gangguan sistem saat ribuan pengajuan akhir tahun masuk ke MOS pada 2 Januari.



Yang paling mengkhawatirkan manajer mobilitas adalah kenaikan biaya. Biaya standar izin tinggal akan melonjak dari PLN 100 (≈ €22) menjadi PLN 400, sementara izin pekerja yang dikirimkan akan dikenai biaya PLN 800. Pemerintah menyatakan kenaikan empat kali lipat ini mencerminkan "pemulihan biaya penuh" untuk layanan digital dan menyamakan tarif Polandia dengan Jerman dan Belanda. Namun, untuk keluarga beranggotakan empat orang, total biaya pemerintah bisa melebihi PLN 1.600—belum termasuk biaya terjemahan, legalisasi, dan jasa hukum. Anggaran relokasi global untuk 2026 mungkin perlu segera direvisi.

Perusahaan yang menjalankan program rotasi lulusan atau penugasan jangka pendek juga harus menyesuaikan waktu pengajuan. Karena MOS akan otomatis menolak unggahan yang tidak lengkap, staf HR disarankan mengumpulkan salinan paspor yang sudah dinotariskan, bukti asuransi kesehatan, dan kontrak sewa sebelum libur akhir tahun. Pihak berwenang menjanjikan waktu keputusan 60 hari, tetapi penasihat memperingatkan kemungkinan penumpukan kasus pada kuartal pertama.

Di sisi positif, reformasi ini memperkenalkan pelacak kasus real-time dan notifikasi otomatis via SMS/email—fitur yang sudah lama diminta oleh ekspatriat yang terbiasa dengan tanda terima kertas. Platform ini juga akan mengintegrasikan pembayaran melalui transfer bank atau dompet digital BLIK, menghilangkan kebutuhan kasir langsung. Pengguna awal yang menguji versi beta di provinsi Mazowieckie melaporkan proses input data yang lebih lancar, namun memperingatkan portal hanya menerima PDF berbahasa Polandia, yang meningkatkan biaya terjemahan. Perusahaan multinasional disarankan memperbarui buku panduan karyawan dan kontrak pemasok untuk menyesuaikan dengan alur kerja digital dan tarif baru ini.