La Polonia rende obbligatoria la presentazione online di tutte le domande di permesso di soggiorno e quadruplica le tariffe governative a partire dal 1° gennaio 2026.

Il Ministero dell'Interno polacco ha pubblicato il regolamento finale che completa la riforma digitale del sistema di immigrazione, avviata un anno fa. Dal 1° gennaio 2026, tutte le richieste di permesso di soggiorno temporaneo dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale elettronico Moduł Obsługi Spraw (MOS). Gli uffici voivodali chiuderanno i loro sportelli per le domande in presenza; i fascicoli cartacei consegnati direttamente saranno respinti.

Questa novità conclude una serie di cambiamenti che avevano già trasferito le richieste di permessi di lavoro e stagionali sulla piattaforma nazionale praca.gov.pl. Le autorità sostengono che un unico canale digitale ridurrà le code, permetterà controlli automatici incrociati con l’ufficio del lavoro e l’agenzia delle entrate, e renderà più difficile per i richiedenti “infiltrati” saltare la fila. Tuttavia, i datori di lavoro temono una transizione complicata: molti uffici provinciali di immigrazione utilizzano ancora software obsoleti per la gestione dei casi, e i team HR temono malfunzionamenti quando migliaia di pratiche di fine anno saranno caricate su MOS il 2 gennaio.



La preoccupazione maggiore per i responsabili della mobilità internazionale riguarda i costi. La tariffa standard per il permesso di soggiorno salirà da 100 PLN (circa 22 €) a 400 PLN, mentre i permessi per lavoratori distaccati costeranno 800 PLN. Il governo giustifica il quadruplicamento come un “recupero completo dei costi” dei servizi digitali, allineando la Polonia ai livelli di tariffa di Germania e Paesi Bassi. Tuttavia, per una famiglia di quattro persone, le spese governative totali potrebbero superare i 1.600 PLN, senza contare traduzioni, legalizzazioni e spese legali. I budget per la mobilità internazionale del 2026 potrebbero dover essere rivisti immediatamente.

Le aziende che gestiscono programmi di rotazione per neolaureati o incarichi a breve termine dovranno rivedere anche i tempi. Poiché MOS respingerà automaticamente le domande incomplete, il personale HR dovrà raccogliere in anticipo copie notarili di passaporti, certificati di assicurazione sanitaria e contratti di locazione prima della pausa festiva. Le autorità promettono tempi di decisione entro 60 giorni, ma i consulenti avvertono che nei primi mesi dell’anno si prevedono ritardi.

Tra gli aspetti positivi, la riforma introduce un sistema di tracciamento delle pratiche in tempo reale e notifiche automatiche via SMS/email, una funzione molto richiesta dagli espatriati abituati ai ricevuti cartacei. La piattaforma integrerà il pagamento tramite bonifico bancario o portafoglio mobile BLIK, eliminando la necessità di sportelli fisici. I primi utenti che hanno testato la versione beta nella provincia di Mazowieckie segnalano una compilazione dati più fluida, ma avvertono che il portale accetta solo PDF in lingua polacca, aumentando i costi di traduzione. Le multinazionali dovranno aggiornare i manuali per i dipendenti e i contratti con i fornitori per adeguarsi al nuovo flusso digitale e alle tariffe.