La Pologne impose la soumission en ligne de toutes les demandes de titre de séjour et quadruple les frais administratifs à partir du 1er janvier 2026.

Le ministère de l’Intérieur polonais a publié le règlement final de sa réforme numérique de l’immigration, en vigueur depuis un an. À partir du 1er janvier 2026, toute demande de titre de séjour temporaire devra être déposée exclusivement via le portail électronique Moduł Obsługi Spraw (MOS). Les bureaux des voïvodies fermeront leurs guichets pour les dépôts en personne; les dossiers papier remis directement seront refusés.

Cette mesure complète une série de changements ayant déjà transféré les demandes de permis de travail et de permis saisonniers sur la plateforme nationale praca.gov.pl. Les autorités estiment qu’un canal électronique unique permettra de réduire les retards, d’automatiser les vérifications croisées avec les services du travail et des impôts, et de limiter les demandes frauduleuses. Cependant, les employeurs redoutent une transition difficile. De nombreux bureaux provinciaux utilisent encore des logiciels obsolètes, et les équipes RH craignent des dysfonctionnements lorsque des milliers de dossiers seront déposés sur MOS dès le 2 janvier.



Ce qui inquiète le plus les responsables mobilité, c’est le coût. Le tarif standard pour un titre de séjour passera de 100 PLN (environ 22 €) à 400 PLN, tandis que les permis pour travailleurs détachés grimperont à 800 PLN. Le gouvernement justifie cette quadruple augmentation par la « couverture totale des coûts » des services numériques, alignant la Pologne sur les tarifs pratiqués en Allemagne et aux Pays-Bas. Pour une famille de quatre personnes, les frais gouvernementaux pourraient dépasser 1 600 PLN, sans compter les coûts de traduction, légalisation et honoraires juridiques. Les budgets de mobilité internationale pour 2026 devront sans doute être réévalués rapidement.

Les entreprises proposant des programmes de rotation de diplômés ou de missions courtes devront aussi revoir leur calendrier. Comme MOS rejette automatiquement les dossiers incomplets, les équipes RH devront collecter à l’avance des copies notariées des passeports, attestations d’assurance santé et contrats de location avant la fermeture des bureaux pour les fêtes. Les autorités promettent un délai de traitement de 60 jours, mais les experts prévoient des retards au premier trimestre.

Côté positif, la réforme introduit un suivi des dossiers en temps réel et des alertes automatiques par SMS et email, une fonctionnalité longtemps attendue par les expatriés habitués aux reçus papier. La plateforme intégrera également le paiement par virement bancaire ou portefeuille mobile BLIK, supprimant les paiements en espèces au guichet. Les premiers utilisateurs testant la version bêta dans la voïvodie de Mazovie rapportent une saisie des données plus fluide, mais soulignent que le portail n’accepte que des PDF en polonais, ce qui augmente les coûts de traduction. Les multinationales devront mettre à jour leurs manuels employés et contrats fournisseurs pour intégrer ce nouveau fonctionnement numérique et les nouveaux tarifs.