Ba Lan yêu cầu tất cả hồ sơ xin giấy phép cư trú phải nộp trực tuyến và tăng gấp bốn lần phí nhà nước từ ngày 1 tháng 1 năm 2026

Bộ Nội vụ Ba Lan vừa công bố quy định cuối cùng trong quá trình cải cách hệ thống nhập cư theo hướng số hóa toàn diện kéo dài một năm. Từ ngày 1 tháng 1 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép cư trú tạm thời sẽ chỉ được nộp qua cổng điện tử Moduł Obsługi Spraw (MOS). Các văn phòng cấp tỉnh sẽ ngừng tiếp nhận hồ sơ trực tiếp; các bộ hồ sơ giấy nộp tại quầy sẽ bị từ chối.

Thay đổi này hoàn tất chuỗi chuyển đổi trước đó khi các đơn xin giấy phép lao động và giấy phép làm việc theo mùa được chuyển sang nền tảng quốc gia praca.gov.pl. Các quan chức cho rằng một kênh điện tử duy nhất sẽ giảm thiểu tồn đọng hồ sơ, cho phép kiểm tra dữ liệu tự động với cơ quan lao động và thuế, đồng thời ngăn chặn việc “chen ngang” của các ứng viên không hợp lệ. Tuy nhiên, các nhà tuyển dụng lo ngại về giai đoạn chuyển đổi khó khăn. Nhiều văn phòng nhập cư tỉnh vẫn sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cũ, và các bộ phận nhân sự e ngại sự cố hệ thống khi hàng nghìn hồ sơ cuối năm được nộp lên MOS vào ngày 2 tháng 1.



Điều khiến các nhà quản lý di chuyển lao động lo ngại nhất là mức phí. Phí giấy phép cư trú tiêu chuẩn sẽ tăng từ 100 PLN (khoảng 22 euro) lên 400 PLN, trong khi giấy phép lao động gửi đi sẽ có giá 800 PLN. Chính phủ giải thích mức tăng gấp bốn lần này phản ánh "đầy đủ chi phí phục vụ số hóa" và đưa Ba Lan ngang bằng với mức phí ở Đức và Hà Lan. Tuy nhiên, với một gia đình bốn người, tổng chi phí có thể vượt quá 1.600 PLN, chưa kể chi phí dịch thuật, hợp pháp hóa và phí luật sư. Ngân sách chuyển đổi toàn cầu cho năm 2026 có thể cần được điều chỉnh ngay lập tức.

Các công ty có chương trình luân chuyển sinh viên tốt nghiệp hoặc nhiệm vụ ngắn hạn cũng phải xem lại kế hoạch thời gian. Vì MOS sẽ tự động từ chối các hồ sơ tải lên không đầy đủ, nhân sự nên chuẩn bị trước các bản sao hộ chiếu công chứng, giấy chứng nhận bảo hiểm y tế và hợp đồng thuê nhà trước kỳ nghỉ lễ. Chính quyền cam kết thời gian xử lý trong 60 ngày, nhưng các chuyên gia cảnh báo tồn đọng hồ sơ trong quý đầu năm là điều khó tránh.

Mặt tích cực của cải cách là việc giới thiệu công cụ theo dõi hồ sơ theo thời gian thực và cảnh báo tự động qua SMS/email — tính năng được người nước ngoài mong đợi lâu nay thay vì chỉ nhận biên lai giấy. Nền tảng cũng sẽ tích hợp thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc ví điện tử BLIK, loại bỏ việc phải nộp tiền mặt trực tiếp. Những người dùng thử nghiệm phiên bản beta tại tỉnh Mazowieckie cho biết việc nhập dữ liệu mượt mà hơn nhưng cảnh báo cổng chỉ chấp nhận file PDF tiếng Ba Lan, khiến chi phí dịch thuật tăng cao. Các tập đoàn đa quốc gia nên cập nhật sổ tay nhân viên và hợp đồng nhà cung cấp để phù hợp với quy trình số mới và mức phí mới.