우크라이나 국영 여권 기관인 DP Document는 6월 15일 늦게 발표한 바에 따르면, 2026년 6월 16일부터 즉시 시행하여 폴란드 내 가장 큰 두 지점인 바르샤바와 브로츠와프 방문객은 사무소 입장 전에 반드시 온라인 예약을 해야 한다고 밝혔다. 이번 조치는 우크라이나 내 지점에서 이미 시행 중인 예약 시스템을 도입한 것으로, 러시아 침공 이후 두 지점에서 발생한 새벽부터 이어지는 긴 대기줄 문제를 해결하기 위한 것이다. 새 절차에 따라 생체인식 여권, 신분증 또는 재발급을 원하는 우크라이나인은 기관 웹 포털에 접속해 방문 날짜를 선택하고 입장용 QR 코드를 받게 된다. 긴급 아포스티유 서비스나 준비된 서류 수령을 제외한 방문객은 예약 없이 방문할 수 없다. 각 QR 코드는 전쟁 난민을 위해 만들어진 폴란드 시민등록번호인 PESEL-UKR 번호와 연동되며, 양도할 수 없도록 하여 암표 거래를 방지한다. 이 변화는 고용주에게도 중요하다. 우크라이나 직원들이 여권 갱신 일정을 보다 정확히 예측할 수 있어 갑작스러운 출장 취소가 줄어들기 때문이다. 반면, 이전에 이주 업체가 예약한 단체 방문 시간은 무효가 되었으므로 인사 담당자는 직원들이 개별 예약을 다시 했는지 확인해야 한다. 기관은 전자 대기 시스템이 안정화되면 바르샤바에서 하루 1,200명까지 처리할 수 있을 것으로 예상하는데, 이는 기존 700명에서 크게 늘어난 수치다. 아직 데이터 정리가 완료되지 않은 난민에게는 PESEL-UKR 보유자가 여권 번호나 개인 정보 변경 시 폴란드 등록부에 반드시 갱신해야 하며, 그렇지 않으면 2026년 8월 31일 이후 임시 보호 신분이 소멸될 수 있다고 DP Document가 경고했다. 기관은 가을까지 두 도시 외 지역의 주(Voivodeship) 사무소에 이동식 생체인식 장비를 배치하기 위해 폴란드 지방자치단체와 협의 중이다. 전반적으로 디지털 예약 시스템 도입으로 평균 4시간에 달하던 대기 시간이 45분 이내로 단축되어, 폴란드와 우크라이나 간 국경 이동의 예측 가능성이 크게 높아질 전망이다.
