L’agenzia statale ucraina per i passaporti, DP Document, ha rivoluzionato il flusso di clienti nelle sue due filiali più grandi in Polonia, annunciando a tarda sera del 15 giugno che, con effetto immediato dal 16 giugno 2026, tutti i visitatori di Varsavia e Wrocław dovranno prenotare un appuntamento online prima di accedere agli uffici. Questa modifica segue il modello di prenotazione già adottato nelle filiali in Ucraina e risponde alle lunghe code all’alba che hanno afflitto entrambi i siti dall’inizio dell’invasione russa.
Secondo la nuova procedura, gli ucraini che richiedono passaporti biometrici, carte d’identità o sostituzioni dovranno accedere al portale web dell’agenzia, scegliere una data e ricevere un codice QR per l’ingresso. Gli accessi senza appuntamento saranno rifiutati, salvo per servizi urgenti di apostille e il ritiro dei documenti pronti. Ogni codice è collegato al numero PESEL-UKR del richiedente – l’identificativo anagrafico polacco creato per i rifugiati di guerra – e non può essere ceduto, misura pensata per contrastare il fenomeno del bagarinaggio.
![Il servizio passaporti ucraino a Varsavia e Wrocław passa alla prenotazione elettronica obbligatoria dal 16 giugno]()
Il cambiamento è rilevante per i datori di lavoro, poiché il personale ucraino potrà ora prevedere con maggiore precisione i tempi di rinnovo del passaporto, riducendo le cancellazioni di viaggio dell’ultimo minuto. Al contrario, gli slot di gruppo già organizzati dai fornitori di servizi di trasferimento sono stati annullati; i responsabili HR devono verificare che i dipendenti abbiano riprogrammato appuntamenti individuali.
L’agenzia stima di poter gestire fino a 1.200 richieste al giorno a Varsavia una volta stabilizzata la coda digitale, rispetto alle 700 attuali. Per i rifugiati che devono ancora regolarizzare i propri dati, DP Document ricorda ai titolari del PESEL-UKR che ogni variazione nel numero del passaporto o nei dati personali deve essere aggiornata nel registro polacco, altrimenti lo status di protezione temporanea potrebbe decadere dopo il 31 agosto 2026.
L’agenzia sta negoziando con i comuni polacchi per posizionare unità biometriche mobili presso gli uffici voivodali fuori dalle due città entro l’autunno. Complessivamente, la coda digitale dovrebbe ridurre i tempi di attesa da una media di quattro ore a meno di 45 minuti, garantendo una prevedibilità indispensabile alla mobilità transfrontaliera tra Polonia e Ucraina.
Secondo la nuova procedura, gli ucraini che richiedono passaporti biometrici, carte d’identità o sostituzioni dovranno accedere al portale web dell’agenzia, scegliere una data e ricevere un codice QR per l’ingresso. Gli accessi senza appuntamento saranno rifiutati, salvo per servizi urgenti di apostille e il ritiro dei documenti pronti. Ogni codice è collegato al numero PESEL-UKR del richiedente – l’identificativo anagrafico polacco creato per i rifugiati di guerra – e non può essere ceduto, misura pensata per contrastare il fenomeno del bagarinaggio.
Il cambiamento è rilevante per i datori di lavoro, poiché il personale ucraino potrà ora prevedere con maggiore precisione i tempi di rinnovo del passaporto, riducendo le cancellazioni di viaggio dell’ultimo minuto. Al contrario, gli slot di gruppo già organizzati dai fornitori di servizi di trasferimento sono stati annullati; i responsabili HR devono verificare che i dipendenti abbiano riprogrammato appuntamenti individuali.
L’agenzia stima di poter gestire fino a 1.200 richieste al giorno a Varsavia una volta stabilizzata la coda digitale, rispetto alle 700 attuali. Per i rifugiati che devono ancora regolarizzare i propri dati, DP Document ricorda ai titolari del PESEL-UKR che ogni variazione nel numero del passaporto o nei dati personali deve essere aggiornata nel registro polacco, altrimenti lo status di protezione temporanea potrebbe decadere dopo il 31 agosto 2026.
L’agenzia sta negoziando con i comuni polacchi per posizionare unità biometriche mobili presso gli uffici voivodali fuori dalle due città entro l’autunno. Complessivamente, la coda digitale dovrebbe ridurre i tempi di attesa da una media di quattro ore a meno di 45 minuti, garantendo una prevedibilità indispensabile alla mobilità transfrontaliera tra Polonia e Ucraina.
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