Der ukrainische Passdienst in Warschau und Breslau führt ab dem 16. Juni eine verpflichtende Online-Terminvergabe ein.

Die staatliche ukrainische Passbehörde DP Document hat den Kundenfluss in ihren beiden größten Niederlassungen in Polen grundlegend umgestellt. Am 15. Juni wurde bekanntgegeben, dass ab dem 16. Juni 2026 alle Besucher in Warschau und Breslau einen Online-Termin buchen müssen, bevor sie die Büros betreten dürfen. Dieses Verfahren entspricht dem bereits in den ukrainischen Filialen genutzten Buchungssystem und reagiert auf die langen Warteschlangen in den frühen Morgenstunden, die seit Beginn des russischen Angriffs beide Standorte stark belastet haben.

Nach dem neuen Verfahren melden sich Ukrainer, die biometrische Pässe, Personalausweise oder Ersatzdokumente benötigen, über das Webportal der Behörde an, wählen einen Termin aus und erhalten einen QR-Code für den Einlass. Spontanbesuche werden nur in dringenden Fällen, etwa für Apostillen oder die Abholung fertiger Dokumente, akzeptiert. Jeder QR-Code ist mit der PESEL-UKR-Nummer des Antragstellers verknüpft – der polnischen Registrierungsnummer für Kriegsflüchtlinge – und nicht übertragbar, um den weit verbreiteten Schwarzmarkt für Termine einzudämmen.



Für Arbeitgeber ist die Änderung besonders wichtig, da ukrainische Mitarbeiter nun ihre Passverlängerungen besser planen können, was kurzfristige Reiseabsagen reduziert. Gleichzeitig wurden bestehende Gruppentermine, die von Umzugsdienstleistern organisiert wurden, annulliert; Personalverantwortliche sollten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter individuelle Termine neu buchen. Die Behörde schätzt, dass in Warschau nach Stabilisierung der digitalen Warteschlange täglich bis zu 1.200 Anträge bearbeitet werden können – statt bisher 700.

Flüchtlinge, die ihre Daten noch nicht aktualisiert haben, werden von DP Document daran erinnert, dass Änderungen bei Passnummer oder persönlichen Angaben in das polnische Register eingetragen werden müssen, da sonst der vorläufige Schutzstatus nach dem 31. August 2026 erlöschen könnte. Die Behörde verhandelt zudem mit polnischen Kommunen, um bis zum Herbst mobile biometrische Einheiten in den Woiwodschaftsämtern außerhalb der beiden Städte einzurichten.

Insgesamt soll die digitale Warteschlange die Wartezeiten von durchschnittlich vier Stunden auf unter 45 Minuten verkürzen und so dringend benötigte Planbarkeit für die grenzüberschreitende Mobilität zwischen Polen und der Ukraine schaffen.