De Oekraïense paspoortdienst in Warschau en Wrocław werkt vanaf 16 juni uitsluitend met een verplichte online wachtrij

Het Oekraïense staatsbedrijf DP Document, verantwoordelijk voor paspoorten, heeft de klantenstroom bij zijn twee grootste vestigingen in Polen grondig aangepast. Op 15 juni werd bekendgemaakt dat vanaf 16 juni 2026 alle bezoekers in Warschau en Wrocław vooraf online een afspraak moeten maken om de kantoren te betreden. Deze wijziging volgt het boekingssysteem dat al in Oekraïne wordt gebruikt en is een reactie op de lange wachtrijen die sinds het begin van de Russische invasie bij beide locaties ontstonden.

Volgens de nieuwe procedure moeten Oekraïners die een biometrisch paspoort, ID-kaart of vervangend document willen aanvragen, inloggen op het webportaal van het agentschap, een datum kiezen en een QR-code ontvangen voor toegang. Zonder afspraak worden bezoekers geweigerd, behalve voor dringende apostille-diensten en het ophalen van gereedstaande documenten. Elke QR-code is gekoppeld aan het PESEL-UKR-nummer van de aanvrager – het Poolse burgerregistratienummer voor oorlogsvluchtelingen – en is niet overdraagbaar, om veelvuldig doorverkopen van afspraken tegen te gaan.



Deze verandering is belangrijk voor werkgevers, omdat Oekraïense medewerkers nu beter kunnen inschatten wanneer hun paspoort verlengd moet worden, wat last-minute reisannuleringen vermindert. Groepsafspraken die door verhuisbedrijven waren geregeld, zijn komen te vervallen; HR-managers wordt aangeraden te controleren of werknemers individuele afspraken hebben gemaakt.

DP Document verwacht dat het aantal verwerkte aanvragen in Warschau kan stijgen van 700 naar 1.200 per dag zodra het digitale wachtrijsysteem is ingewerkt. Voor vluchtelingen die hun gegevens nog niet hebben geformaliseerd, herinnert het agentschap houders van een PESEL-UKR eraan dat wijzigingen in paspoortnummer of persoonlijke gegevens moeten worden doorgegeven aan het Poolse register, anders kan hun tijdelijke beschermingsstatus na 31 augustus 2026 vervallen.

Het agentschap onderhandelt met Poolse gemeenten om tegen de herfst mobiele biometrische units te plaatsen bij de bestuurskantoren van de provincies buiten de twee steden. Al met al moet het digitale wachtrijsysteem de wachttijd terugbrengen van gemiddeld vier uur tot minder dan 45 minuten, wat de voorspelbaarheid van grensoverschrijdende mobiliteit tussen Polen en Oekraïne sterk verbetert.