In een briefing van 5 februari 2026 riepen de Association of Business Service Leaders (ABSL) en EY Polen multinationale werkgevers op om hun voorbereidingen te versnellen voor de ingrijpende immigratieregelingen in Polen, waarvan het merendeel dit jaar volledig van kracht wordt. De Wet op de Werkgelegenheid van Buitenlanders 2025 verplicht volledige digitale afhandeling via het overheidsportaal praca.gov.pl, stelt strikte regels voor documentopslag en meldingen, en verhoogt de boetes bij niet-naleving tot 50.000 PLN per buitenlandse werknemer. (absl.pl)
Belangrijke knelpunten zijn onder meer de verplichting om een ondertekend arbeidscontract te uploaden voordat de werkzaamheden beginnen, verplichte beëdigde vertalingen van contracten die alleen in een vreemde taal zijn opgesteld, en nieuwe deadlines (soms slechts zeven dagen) voor het melden van aanvang, onderbreking of beëindiging van werk. Provinciale autoriteiten moeten nu vergunningen weigeren aan werkgevers die eerder een boete kregen voor illegale arbeid, of aan buitenlanders die een vergunning hadden maar twee jaar achtereen niet in Polen hebben gewerkt.
![ABSL waarschuwt werkgevers: digitale immigratiehervorming in Polen voor 2026 vereist dringende nalevingsmaatregelen]()
De hervormingen beperken ook de werkgelegenheidsmogelijkheden: buitenlanders met een Schengenvisum uitgegeven door andere landen, met een Pools toeristen- of medisch visum, of die visumvrij Polen binnenkomen vanuit landen op een aanstaande “beperkte” lijst, kunnen geen werkvergunning meer krijgen. Tegelijkertijd biedt het nieuwe Register van Strategische Ondernemingen voorrang aan bedrijven die als cruciaal voor de economie worden beschouwd – goed nieuws voor grote shared-services centra en geavanceerde productiebedrijven.
Voor HR- en mobiliteitsteams is de operationele impact groot. Verouderde papieren workflows moeten worden omgezet naar processen met elektronische handtekeningen, en gevoelige gegevens moeten digitaal worden gearchiveerd tot minstens twee jaar na het einde van het dienstverband. Bedrijven doen er goed aan om de mogelijkheden van leveranciers te controleren, software voor opdrachtbeheer bij te werken en lijnmanagers te trainen om nieuwe meldingsverplichtingen te herkennen.
ABSL adviseert een “portfolio-review” van alle actieve buitenlandse werknemers om visumtypes te identificeren die straks niet meer voor werk in aanmerking komen, en om verlengingen vooraf in te dienen voordat hogere consulaire kosten (200 euro voor type-D visa, 90 euro voor Schengenvisa) gaan gelden. Wie zich niet aanpast, riskeert het verlies van cruciaal talent of vertragingen bij de start van nieuwe projecten in Polen’s bloeiende IT-, financiële en R&D-sectoren.
Belangrijke knelpunten zijn onder meer de verplichting om een ondertekend arbeidscontract te uploaden voordat de werkzaamheden beginnen, verplichte beëdigde vertalingen van contracten die alleen in een vreemde taal zijn opgesteld, en nieuwe deadlines (soms slechts zeven dagen) voor het melden van aanvang, onderbreking of beëindiging van werk. Provinciale autoriteiten moeten nu vergunningen weigeren aan werkgevers die eerder een boete kregen voor illegale arbeid, of aan buitenlanders die een vergunning hadden maar twee jaar achtereen niet in Polen hebben gewerkt.
De hervormingen beperken ook de werkgelegenheidsmogelijkheden: buitenlanders met een Schengenvisum uitgegeven door andere landen, met een Pools toeristen- of medisch visum, of die visumvrij Polen binnenkomen vanuit landen op een aanstaande “beperkte” lijst, kunnen geen werkvergunning meer krijgen. Tegelijkertijd biedt het nieuwe Register van Strategische Ondernemingen voorrang aan bedrijven die als cruciaal voor de economie worden beschouwd – goed nieuws voor grote shared-services centra en geavanceerde productiebedrijven.
Voor HR- en mobiliteitsteams is de operationele impact groot. Verouderde papieren workflows moeten worden omgezet naar processen met elektronische handtekeningen, en gevoelige gegevens moeten digitaal worden gearchiveerd tot minstens twee jaar na het einde van het dienstverband. Bedrijven doen er goed aan om de mogelijkheden van leveranciers te controleren, software voor opdrachtbeheer bij te werken en lijnmanagers te trainen om nieuwe meldingsverplichtingen te herkennen.
ABSL adviseert een “portfolio-review” van alle actieve buitenlandse werknemers om visumtypes te identificeren die straks niet meer voor werk in aanmerking komen, en om verlengingen vooraf in te dienen voordat hogere consulaire kosten (200 euro voor type-D visa, 90 euro voor Schengenvisa) gaan gelden. Wie zich niet aanpast, riskeert het verlies van cruciaal talent of vertragingen bij de start van nieuwe projecten in Polen’s bloeiende IT-, financiële en R&D-sectoren.
