In einem Briefing vom 5. Februar 2026 forderten der Verband der Business Service Leaders (ABSL) und EY Polen multinationale Arbeitgeber auf, die Vorbereitungen für Polens umfassende Einwanderungsreformen zu beschleunigen, von denen die meisten in diesem Jahr vollständig in Kraft treten. Das Gesetz zur Beschäftigung von Ausländern aus dem Jahr 2025 schreibt eine durchgängige digitale Abwicklung über das Regierungsportal praca.gov.pl vor, verschärft die Anforderungen an Dokumentenaufbewahrung und Meldepflichten und erhöht die Bußgelder bei Verstößen auf bis zu 50.000 PLN pro ausländischem Mitarbeiter. (absl.pl)
Zu den größten Herausforderungen zählen die Pflicht, den unterschriebenen Arbeitsvertrag vor Arbeitsbeginn hochzuladen, beglaubigte Übersetzungen von Verträgen, die ausschließlich in einer Fremdsprache verfasst sind, sowie neue Meldefristen von teilweise nur sieben Tagen für Arbeitsaufnahme, -unterbrechung oder -beendigung. Provinzbehörden müssen nun Arbeitserlaubnisse verweigern, wenn Arbeitgeber zuvor wegen illegaler Beschäftigung bestraft wurden oder Ausländer, die eine Erlaubnis hatten, aber zwei Jahre in Folge nicht in Polen gearbeitet haben.
![ABSL warnt Arbeitgeber: Polens digitale Einwanderungsreform 2026 erfordert dringende Anpassungen]()
Die Reformen schränken zudem die Berechtigung ein: Ausländer mit Schengen-Visa anderer Staaten, polnischen Touristen- oder medizinischen Visa oder visafrei Einreisende aus Ländern auf einer baldigen „Einschränkungsliste“ können keine Arbeitserlaubnis mehr erhalten. Gleichzeitig bietet das neue Register strategischer Unternehmen eine bevorzugte Bearbeitung für Firmen, die als wirtschaftlich wichtig gelten – eine gute Nachricht für große Shared-Service-Center und Hightech-Produktionsstätten.
Für HR- und Mobility-Teams bedeutet das erhebliche operative Veränderungen. Papierbasierte Abläufe müssen auf e-Signatur-fähige Prozesse umgestellt werden, und sensible Daten sind mindestens zwei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses digital zu archivieren. Unternehmen sollten die Fähigkeiten ihrer Dienstleister prüfen, Software für Einsatzmanagement aktualisieren und Führungskräfte schulen, um neue Meldepflichten rechtzeitig zu erkennen.
Der ABSL empfiehlt eine „Portfolio-Überprüfung“ aller aktiven ausländischen Mitarbeiter, um Visa-Typen zu identifizieren, die künftig nicht mehr für Arbeit berechtigen, und Verlängerungen frühzeitig einzureichen, bevor höhere Konsulatsgebühren (200 EUR für Typ-D-Visa, 90 EUR für Schengen-Visa) anfallen. Wer sich nicht anpasst, riskiert den Verlust wichtiger Talente oder Verzögerungen bei neuen Projekten in Polens dynamischen IT-, Finanz- und F&E-Sektoren.
Zu den größten Herausforderungen zählen die Pflicht, den unterschriebenen Arbeitsvertrag vor Arbeitsbeginn hochzuladen, beglaubigte Übersetzungen von Verträgen, die ausschließlich in einer Fremdsprache verfasst sind, sowie neue Meldefristen von teilweise nur sieben Tagen für Arbeitsaufnahme, -unterbrechung oder -beendigung. Provinzbehörden müssen nun Arbeitserlaubnisse verweigern, wenn Arbeitgeber zuvor wegen illegaler Beschäftigung bestraft wurden oder Ausländer, die eine Erlaubnis hatten, aber zwei Jahre in Folge nicht in Polen gearbeitet haben.
Die Reformen schränken zudem die Berechtigung ein: Ausländer mit Schengen-Visa anderer Staaten, polnischen Touristen- oder medizinischen Visa oder visafrei Einreisende aus Ländern auf einer baldigen „Einschränkungsliste“ können keine Arbeitserlaubnis mehr erhalten. Gleichzeitig bietet das neue Register strategischer Unternehmen eine bevorzugte Bearbeitung für Firmen, die als wirtschaftlich wichtig gelten – eine gute Nachricht für große Shared-Service-Center und Hightech-Produktionsstätten.
Für HR- und Mobility-Teams bedeutet das erhebliche operative Veränderungen. Papierbasierte Abläufe müssen auf e-Signatur-fähige Prozesse umgestellt werden, und sensible Daten sind mindestens zwei Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses digital zu archivieren. Unternehmen sollten die Fähigkeiten ihrer Dienstleister prüfen, Software für Einsatzmanagement aktualisieren und Führungskräfte schulen, um neue Meldepflichten rechtzeitig zu erkennen.
Der ABSL empfiehlt eine „Portfolio-Überprüfung“ aller aktiven ausländischen Mitarbeiter, um Visa-Typen zu identifizieren, die künftig nicht mehr für Arbeit berechtigen, und Verlängerungen frühzeitig einzureichen, bevor höhere Konsulatsgebühren (200 EUR für Typ-D-Visa, 90 EUR für Schengen-Visa) anfallen. Wer sich nicht anpasst, riskiert den Verlust wichtiger Talente oder Verzögerungen bei neuen Projekten in Polens dynamischen IT-, Finanz- und F&E-Sektoren.
