Tsjechische werkgevers moeten vanaf 1 april 2026 het nieuwe digitale JMHZ-portaal gebruiken voor alle meldingen over buitenlandse werknemers

Een last-minute herinnering van het Ministerie van Arbeid en Sociale Zaken (MPSV) bevestigt dat vanaf vandaag elke Tsjechische werkgever die een werknemer uit een derde land aanneemt of uit dienst laat gaan, de wijziging uitsluitend moet melden via het nieuwe portaal Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Tot middernacht op 31 maart konden bedrijven hun wettelijke meldplicht nog nakomen door een “Informační karta” (start van het dienstverband) of een “Sdělení” (einde van het dienstverband) per e-mail naar het lokale Arbeidsbureau te sturen. Die kanalen zijn nu afgesloten; elke poging om een papieren formulier of een ad-hoc e-mail in te dienen, wordt geweigerd. De invoering van JMHZ sluit een twee jaar durende digitaliseringsslag af die medio 2024 begon en bedoeld is om medewerkers van het Arbeidsbureau te ontlasten van administratieve taken, zodat zij zich kunnen richten op handhaving.

Praktisch gezien hebben bedrijven drie manieren om aan de meldplicht te voldoen: (1) inloggen op het webformulier met een data-box ID of BankID; (2) een XML-bestand uploaden via data-box; of (3) hun HR-systeem direct koppelen aan de API van het MPSV. Elk XML-bericht kan tot 10 werknemers bevatten, en indien een volmacht is afgegeven, is proxy-indiening toegestaan – handig voor global mobility providers die meerdere klanten beheren. Niet tijdig melden (binnen 10 dagen na de gebeurtenis) kan leiden tot boetes tot CZK 100.000.



Global mobility teams doen er goed aan om te controleren of de data-box inloggegevens van hun Tsjechische entiteiten actief zijn en of de nieuwe CZ-NACE 2025 codes correct worden weergegeven in HRIS-exporten – de classificatie-update is sinds 20 januari van kracht. Werkgevers die met regionale salarisverwerkers werken, moeten een bijgewerkte gegevensverwerkingsovereenkomst ondertekenen, omdat de verwerker nu persoonsgegevens (zoals paspoortscans en verblijfsvergunning-ID’s) rechtstreeks naar de servers van het Arbeidsbureau zal sturen.

Immigratieadviseurs waarschuwen dat de eerste maandelijkse aangiftecyclus – die uiterlijk 20 april moet worden ingediend voor maart-aanstellingen – de echte stresstest zal zijn. Multinationals met roterende gedetacheerden doen er verstandig aan om lijnmanagers te voorzien van handige instructies, zodat vertrek, voortijdige beëindiging en interne overplaatsingen direct aan mobility worden gemeld. Het Arbeidsbureau heeft aangegeven in april coulant te zijn, maar vanaf mei te starten met controles; sancties kunnen onder meer een tijdelijke bevriezing van de arbeidsmarkttoetsing omvatten, wat effectief nieuwe werkvergunningaanvragen voor niet-EU personeel blokkeert.