Belgische bedrijven die regelmatig niet-EU-medewerkers in- en uit het land verplaatsen, moeten zich voorbereiden op een nieuwe realiteit bij grenscontroles wanneer werknemers opnieuw naar Brussel vliegen of via de haven van Antwerpen reizen. De Europese Commissie bevestigde op 27 juli dat het Schengen Entry/Exit System (EES) al meer dan 100 dagen volledig operationeel is en inmiddels meer dan 145 miljoen bewegingen aan de buitengrenzen van de EU heeft geregistreerd. Dit biometrische systeem legt automatisch paspoortgegevens, vingerafdrukken en gezichtsbeelden vast van elke derde-lander met een kort verblijf en berekent hoeveel dagen van hun 90/180-dagen Schengen-toelage nog over zijn. Hoewel de technologie bedoeld is om controles te versnellen en paspoortstempels overbodig te maken, worstelen veel global mobility managers met de vraag wie precies wel of niet wordt geregistreerd. Brussel publiceerde vandaag een beknopte lijst met uitzonderingen: houders van EU-, EER- of Zwitserse paspoorten, ingezetenen en houders van langverblijfsvisa (waaronder Belgische D-visa), en familieleden van EU-burgers met een verblijfskaart worden niet in het EES opgenomen. Voor multinationals met vestigingen in België is deze verduidelijking belangrijk. Interne medewerkers die aankomen met Single Permits of EU Blue Cards blijven buiten de database, waardoor HR-teams zich geen zorgen hoeven te maken over waarschuwingen voor overtreding van verblijfsduur bij deze categorieën. Daarentegen worden zakelijke bezoekers met een visumvrij paspoort – bijvoorbeeld Amerikaanse ingenieurs die voor een drie weken durende installatie komen – volledig gevolgd. Bedrijven moeten daarom elke Schengendag nauwkeurig bijhouden; zodra de 90 dagen zijn bereikt, wordt hernieuwde toegang geweigerd, ongeacht de werkvergunningstatus in België. Praktische tip: adviseer medewerkers bij de eerste binnenkomst extra tijd in te calculeren, omdat het biometrisch registreren enkele minuten kan duren. Totdat automatische e-poorten zijn geïnstalleerd in Brussel en Charleroi, blijven handmatige controlehokjes de norm, waardoor wachtrijen in het hoogseizoen kunnen toenemen. Organisaties doen er goed aan hiermee rekening te houden in reisplanningen en, waar mogelijk, reizen te combineren om onder de 90-dagenlimiet te blijven.
