Mulai 4 Mei 2026, setiap pengajuan izin kerja Belgia—baik untuk izin kerja jangka pendek B, izin tunggal, maupun transfer antar perusahaan—harus diajukan secara eksklusif melalui portal terpadu federal “Working in Belgium”. Formulir PDF kertas dan pengiriman lewat email sudah dihentikan atas perintah tiga kementerian tenaga kerja regional, dan Brussels Economy & Employment menegaskan akan menolak berkas yang dikirim dengan cara lain. Langkah ini menandai penyelesaian digitalisasi selama lima tahun yang dimulai dengan pilot di Flanders pada 2021 dan secara bertahap diperluas ke wilayah Walloon dan Brussels. Kini, pengusaha harus melakukan autentikasi dengan e-ID Belgia atau akun itsme®, mengunggah dokumen pendukung perusahaan, dan dapat memantau status pengajuan secara real-time. Waktu proses rata-rata sudah turun dari 10 minggu menjadi kurang dari enam minggu untuk izin kerja tenaga ahli, menurut data awal kementerian. Bagi manajer mobilitas global, perubahan ini menghilangkan biaya kurir dan risiko berkas hilang, namun juga memaksa penyesuaian alur kerja internal. Tim HR harus memastikan formulir kuasa dan draft kontrak sudah siap dalam format elektronik sebelum sesi portal dimulai (sistem akan keluar otomatis setelah 30 menit tidak aktif). Autentikasi multi-faktor hanya bisa dilakukan oleh perwakilan hukum Belgia, sehingga kantor pusat luar negeri mungkin perlu memberikan hak mandat tambahan kepada rekan lokal. Tips praktis: siapkan waktu ekstra karena platform akan mengalami lonjakan pengguna baru; dorong karyawan yang ditugaskan untuk membuat akun surat digital e-Box karena keputusan izin kerja kini hanya dikirim secara elektronik; dan ingatkan manajer perekrutan bahwa setiap perubahan setelah pengajuan harus diajukan sebagai berkas baru. Ke depannya, pejabat mengatakan portal ini akan terintegrasi langsung dengan modul izin tinggal Kantor Imigrasi, menciptakan proses “ajukan sekali” yang mulus dan berpotensi memangkas waktu penugasan hingga 30%.
