З 4 травня 2026 року всі заявки на отримання дозволу на роботу в Бельгії — чи то короткостроковий дозвіл типу B, єдиний дозвіл або внутрішньокорпоративне переведення — потрібно подавати виключно через федеральний портал «Працюємо в Бельгії». Паперові форми у форматі PDF та подання електронною поштою скасовані за розпорядженням трьох регіональних міністерств праці, а Брюссельське управління економіки та зайнятості підтвердило, що відхилятиме будь-які заявки, надіслані іншими способами. Цей крок завершує п’ятирічну цифрову трансформацію, яка почалася з пілотного проєкту у Фландрії у 2021 році та поступово поширилася на Валлонський та Брюссельський регіони. Тепер роботодавці автентифікуються за допомогою бельгійського електронного посвідчення особи або облікового запису itsme®, завантажують корпоративні документи та можуть відстежувати статус заявки в режимі реального часу. За попередніми даними міністерства, середній час обробки вже скоротився з 10 тижнів до трохи менше шести для дозволів на роботу для висококваліфікованих працівників. Для менеджерів з глобальної мобільності це означає відсутність витрат на кур’єрську доставку та ризику втрати документів, але водночас вимагає перегляду внутрішніх робочих процесів. HR-команди мають подбати, щоб довіреності та проєкти контрактів були готові в електронному форматі до початку сесії на порталі (система автоматично завершує сесію після 30 хвилин бездіяльності). Багатофакторна автентифікація може бути виконана лише бельгійським юридичним представником, тому головні офіси за кордоном можуть знадобитися надати місцевим колегам додаткові повноваження. Практичні поради: закладайте додатковий час на обробку через наплив нових користувачів; заохочуйте працівників створити цифрову поштову скриньку e-Box, оскільки рішення щодо дозволів тепер надсилаються виключно електронно; і нагадуйте менеджерам з найму, що будь-які зміни після подання заявки потребують створення нової справи. У довгостроковій перспективі чиновники планують інтегрувати портал безпосередньо з модулем видачі дозволів на проживання в Імміграційному офісі, створюючи безшовний процес «подай один раз», що може скоротити загальний час оформлення на 30 %.
