Ab dem 4. Mai 2026 müssen alle Anträge auf eine belgische Arbeitserlaubnis – sei es für eine kurzfristige B-Arbeitserlaubnis, eine Einzelerlaubnis oder eine innerbetriebliche Versetzung – ausschließlich über das bundesweite One-Stop-Portal „Arbeiten in Belgien“ eingereicht werden. Papierformulare im PDF-Format und E-Mail-Einreichungen wurden auf Anordnung der drei regionalen Arbeitsministerien abgeschaltet. Die Wirtschafts- und Beschäftigungsbehörde Brüssel hat bestätigt, dass Anträge, die auf anderem Weg eingehen, abgelehnt werden. Dieser Schritt schließt eine fünfjährige Digitalisierungsinitiative ab, die 2021 mit einem Pilotprojekt in Flandern begann und schrittweise auf die Wallonische und Brüsseler Region ausgeweitet wurde. Arbeitgeber authentifizieren sich nun mit ihrem belgischen e-ID oder itsme®-Konto, laden die erforderlichen Unternehmensdokumente hoch und können den Bearbeitungsstatus in Echtzeit verfolgen. Laut vorläufigen Ministeriumsangaben haben sich die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für hochqualifizierte Arbeitserlaubnisse bereits von 10 auf knapp unter 6 Wochen verkürzt. Für Global-Mobility-Manager entfallen dadurch Kurierkosten und das Risiko verlorener Unterlagen, allerdings erfordert die Umstellung auch eine Anpassung interner Abläufe. Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass Vollmachtsformulare und Vertragsentwürfe vor Beginn der Portalsitzung in elektronischer Form vorliegen, da das System nach 30 Minuten Inaktivität automatisch abbricht. Die Multi-Faktor-Authentifizierung kann nur von einem belgischen gesetzlichen Vertreter durchgeführt werden, weshalb ausländische Hauptsitze ihren lokalen Kollegen gegebenenfalls erweiterte Mandatsrechte einräumen müssen. Praktische Tipps: Planen Sie zusätzliche Vorlaufzeit ein, da die Plattform zu Beginn mit vielen Erstnutzern ausgelastet sein wird; ermutigen Sie Entsandte, ihr e-Box-Postfach einzurichten, da Arbeitserlaubnisbescheide künftig ausschließlich elektronisch zugestellt werden; und weisen Sie einstellende Manager darauf hin, dass nachträgliche Änderungen eine komplett neue Antragstellung erfordern. Langfristig soll das Portal direkt mit dem Aufenthaltsgenehmigungsmodul der Einwanderungsbehörde verknüpft werden, um einen nahtlosen „Einmal-Antrag“-Prozess zu schaffen, der die Gesamtbearbeitungszeit von Entsendungen um weitere 30 % verkürzen könnte.
