Vanaf 4 mei 2026 moeten alle aanvragen voor een Belgische werkvergunning—of het nu gaat om een kortetermijn B-werkvergunning, een single permit of een intra-company transfer—uitsluitend worden ingediend via het federale “Werken in België” éénloketportaal. Papieren PDF-formulieren en e-mailaanvragen zijn door een besluit van de drie regionale arbeidsministeries stopgezet, en Brussels Economie & Werk bevestigt dat zij dossiers die op andere manieren binnenkomen, zullen weigeren. Deze stap voltooit een vijfjarige digitaliseringsoperatie die begon met een proefproject in Vlaanderen in 2021 en geleidelijk werd uitgebreid naar de Waalse en Brusselse regio’s. Werkgevers loggen nu in met hun Belgische e-ID of itsme®-account, laden bedrijfsdocumenten digitaal op en kunnen de status van hun aanvraag in real-time volgen. Volgens voorlopige ministeriële cijfers zijn de gemiddelde verwerkingstijden voor hooggeschoolde vergunningen al gedaald van 10 weken naar net geen 6 weken. Voor global mobility managers betekent deze verandering het wegvallen van koerierskosten en zoekgeraakte dossiers, maar het vraagt ook om een herziening van interne werkprocessen. HR-teams moeten ervoor zorgen dat volmachten en conceptcontracten in elektronische vorm klaarstaan voordat de portalsessie start (het systeem logt na 30 minuten inactiviteit automatisch uit). Multi-factor authenticatie kan alleen worden uitgevoerd door een Belgische wettelijke vertegenwoordiger, waardoor buitenlandse hoofdkantoren mogelijk extra mandaatrechten aan lokale collega’s moeten toekennen. Praktische tips: houd rekening met extra doorlooptijd tijdens de piek van nieuwe gebruikers; moedig gedetacheerden aan om een e-Box digitale postbus aan te maken, want beslissingen over werkvergunningen worden voortaan uitsluitend elektronisch bezorgd; en herinner hiring managers eraan dat wijzigingen na indiening een volledig nieuw dossier vereisen. Op langere termijn zal het portaal volgens ambtenaren rechtstreeks worden gekoppeld aan het verblijfsvergunningsmodule van de Immigratiedienst, wat een naadloos “éénmaal aanvragen”-proces mogelijk maakt en de totale doorlooptijd van detacheringen met nog eens 30% kan verkorten.
