Từ ngày 4 tháng 5 năm 2026, mọi đơn xin giấy phép làm việc tại Bỉ—dù là giấy phép làm việc ngắn hạn loại B, giấy phép đơn hay chuyển công tác nội bộ—đều phải được nộp duy nhất qua cổng thông tin liên thông “Làm việc tại Bỉ” của chính phủ liên bang. Các mẫu đơn giấy PDF và việc gửi qua email đã bị ba bộ lao động vùng ra lệnh ngừng nhận, và Sở Kinh tế & Việc làm Brussels xác nhận sẽ từ chối mọi hồ sơ gửi bằng các hình thức khác. Đây là bước hoàn thiện cho chiến dịch số hóa kéo dài 5 năm, bắt đầu từ dự án thí điểm tại Flanders năm 2021 và dần mở rộng sang các vùng Walloon và Brussels. Các nhà tuyển dụng giờ đây xác thực bằng thẻ e-ID Bỉ hoặc tài khoản itsme®, tải lên các giấy tờ công ty hỗ trợ và có thể theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực. Thời gian xử lý trung bình đã giảm từ 10 tuần xuống còn dưới 6 tuần đối với giấy phép cho lao động trình độ cao, theo số liệu sơ bộ từ bộ ngành. Đối với các quản lý di chuyển toàn cầu, thay đổi này giúp loại bỏ chi phí chuyển phát và rủi ro hồ sơ thất lạc, nhưng cũng đòi hỏi phải điều chỉnh quy trình nội bộ. Đội ngũ nhân sự cần đảm bảo các mẫu giấy ủy quyền và hợp đồng dự thảo đã sẵn sàng ở định dạng điện tử trước khi bắt đầu phiên làm việc trên cổng (hệ thống sẽ tự động đăng xuất sau 30 phút không hoạt động). Xác thực đa yếu tố chỉ có thể thực hiện bởi đại diện pháp lý tại Bỉ, nên trụ sở chính ở nước ngoài có thể phải cấp thêm quyền ủy quyền cho đồng nghiệp địa phương. Một số lưu ý thực tiễn: dành thêm thời gian chuẩn bị trong giai đoạn đầu khi lượng người dùng mới tăng cao; khuyến khích người được cử thiết lập tài khoản thư điện tử e-Box vì quyết định cấp phép giờ chỉ được gửi điện tử; và nhắc nhở các nhà quản lý tuyển dụng rằng mọi sửa đổi sau khi nộp hồ sơ đều phải làm lại hồ sơ mới. Về lâu dài, các quan chức cho biết cổng thông tin sẽ tích hợp trực tiếp với module cấp giấy phép cư trú của Cục Di trú, tạo ra quy trình “nộp đơn một lần” liền mạch, có thể rút ngắn thêm 30% thời gian chuẩn bị cho các đợt cử công tác.
