Il Belgio rende obbligatorio il portale online per tutte le domande di autorizzazione al lavoro

Dal 4 maggio 2026, tutte le domande per un’autorizzazione di lavoro in Belgio—che si tratti di un permesso di lavoro B a breve termine, di un permesso unico o di un trasferimento intra-aziendale—dovranno essere presentate esclusivamente tramite il portale federale “Lavorare in Belgio”. I moduli cartacei in PDF e le richieste via email sono stati disattivati per ordine dei tre ministeri regionali del lavoro, e Bruxelles Economia & Lavoro ha confermato che respingerà qualsiasi pratica inviata con modalità diverse. Questo passaggio conclude un percorso di digitalizzazione durato cinque anni, iniziato con il progetto pilota delle Fiandre nel 2021 e progressivamente esteso alle regioni Vallonia e Bruxelles. Ora i datori di lavoro si autenticano con la loro e-ID belga o l’account itsme®, caricano i documenti aziendali richiesti e possono monitorare in tempo reale lo stato della pratica. I tempi medi di lavorazione sono già scesi da 10 settimane a meno di 6 per i permessi per lavoratori altamente qualificati, secondo dati preliminari del ministero. Per i responsabili della mobilità internazionale, il cambiamento elimina i costi di corriere e il rischio di smarrimento dei documenti, ma impone anche una revisione dei flussi interni. I team HR devono assicurarsi che le deleghe e i contratti preliminari siano pronti in formato elettronico prima di iniziare la sessione sul portale (il sistema si disconnette dopo 30 minuti di inattività). L’autenticazione a più fattori può essere completata solo da un rappresentante legale belga, quindi le sedi estere potrebbero dover concedere ai colleghi locali diritti di mandato aggiuntivi. Consigli pratici: prevedere tempi più lunghi durante il picco di nuovi utenti; invitare i lavoratori distaccati ad attivare il proprio account e-Box per la posta digitale, dato che le decisioni sui permessi di lavoro vengono ora inviate solo in formato elettronico; e ricordare ai responsabili delle assunzioni che ogni modifica dopo l’invio richiede una nuova pratica. A lungo termine, le autorità prevedono che il portale si integrerà direttamente con il modulo permessi di soggiorno dell’Ufficio Immigrazione, creando un processo “apply-once” senza soluzione di continuità che potrebbe ridurre ulteriormente i tempi complessivi di assegnazione del 30%.