Die Region Brüssel-Hauptstadt in Belgien hat bestätigt, dass ab dem 4. Mai 2026 alle Anträge auf eine belgische Arbeitserlaubnis oder eine Einzelerlaubnis über eine neue bundesweite IT-Plattform namens „One-Stop Counter“ eingereicht werden müssen. Diese Änderung, angekündigt von Brüssels Wirtschafts- und Beschäftigungsbehörde und von den flämischen sowie wallonischen Regionen übernommen, beendet die letzten verbliebenen papier- oder E-Mail-basierten Antragsverfahren. Bisher konnten Arbeitgeber noch PDF-Formulare an die regionalen Einwanderungsstellen senden, wo die Daten manuell erfasst wurden. Laut Verwaltung waren 40 % der Ablehnungen im Jahr 2025 auf unvollständige oder unleserliche Dokumente zurückzuführen. Das neue Portal zwingt Antragsteller, strukturierte Daten und Pflichtdokumente hochzuladen, bevor der Antrag eingereicht werden kann, wodurch häufige Fehler wie fehlende Pässe oder nicht unterschriebene Verträge vermieden werden. Die regionalen Behörden behalten die endgültige Entscheidungsbefugnis, doch im Hintergrund wird jeder Fall über denselben digitalen Workflow geleitet, was den Personalabteilungen ein zentrales Dashboard zur Echtzeit-Überwachung des Status bietet. Eine API-Funktionalität wird später im Jahr erwartet, sodass große multinationale Unternehmen Daten direkt aus HRIS-Systemen übermitteln können. Eine Testphase mit Soft-Launch beginnt am 27. April, und Unternehmen werden aufgefordert, ihre digitalen Identitäten (eIDAS oder Itsme) im Voraus zu erstellen. Die praktischen Auswirkungen sind sofort spürbar: Multinationale Unternehmen mit vielen kurzfristigen Entsendungen oder Pendlern – typisch für den Benelux-Korridor – müssen diese Woche ihre Mitarbeiter schulen und Checklisten aktualisieren. Alle PDF- oder E-Mail-Anträge, die nach Mitternacht am 3. Mai eingehen, werden automatisch abgelehnt, was Starttermine von Entsendungen gefährden kann. Arbeitgeber sollten zudem ihre Vollmachtsregelungen überprüfen: Nur Unterzeichner mit einer belgischen digitalen ID dürfen im Namen des Unternehmens Anträge einreichen. Für Mobility Manager bringt die Reform den Vorteil einer schnelleren Bearbeitung. Die Behörden rechnen damit, dass die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Standard-Arbeitserlaubnis Typ B von 4–5 Wochen auf „etwa 15 Arbeitstage“ sinkt, sobald der Rückstau an Altanträgen abgearbeitet ist. Die Reform ist Teil einer umfassenderen Digital-First-Strategie, die langfristig auch Verlängerungen von Aufenthaltstiteln und Familienzusammenführungsvisa über dasselbe Portal abwickeln wird.
Quelle: Erickson Immigration Group
