De Brusselse Hoofdstedelijke Regio in België heeft bevestigd dat vanaf 4 mei 2026 elke aanvraag voor een Belgische werkvergunning of gecombineerde vergunning via een gloednieuw federaal IT-platform, genaamd de “One-Stop Counter,” moet worden ingediend. Deze wijziging, aangekondigd door Brussel Economie & Werkgelegenheid en gevolgd door de Vlaamse en Waalse regio’s, betekent het einde van de laatste papieren of e-mail gebaseerde aanvragen. Tot nu toe konden werkgevers nog PDF-formulieren naar de regionale immigratiediensten sturen, waarna ambtenaren de gegevens handmatig moesten overnemen. Volgens de administratie was 40% van de afwijzingen in 2025 te wijten aan onvolledige of onleesbare documenten. Het nieuwe portaal verplicht aanvragers om gestructureerde gegevens en verplichte documenten te uploaden voordat de aanvraag kan worden ingediend, waardoor veelvoorkomende fouten zoals ontbrekende paspoorten of niet-ondertekende contracten worden voorkomen. De regionale autoriteiten blijven de definitieve beslissing nemen, maar de achterkant van het platform leidt elke zaak via dezelfde digitale workflow, waardoor HR-teams een enkel dashboard krijgen om de status in real-time te volgen. Later dit jaar wordt ook API-functionaliteit verwacht, zodat grote multinationals gegevens rechtstreeks vanuit HRIS-systemen kunnen doorsturen. Een testperiode met zachte lancering start op 27 april en bedrijven worden dringend aangeraden om vooraf hun digitale ID’s (eIDAS of Itsme) aan te maken. De praktische gevolgen zijn direct merkbaar. Multinationals met veel kortetermijnverplaatsingen of grenspendelaars – veel voorkomend in de Benelux-corridor – moeten deze week hun personeel bijscholen en checklists aanpassen. Alle PDF- of e-mailaanvragen die na middernacht op 3 mei worden verstuurd, worden automatisch afgewezen, wat de startdata van opdrachten in gevaar kan brengen. Werkgevers dienen ook hun volmachtregelingen te herzien: alleen ondertekenaars met een Belgische digitale ID mogen namens het bedrijf indienen. Voor mobiliteitsmanagers is het voordeel een snellere verwerking. Ambtenaren verwachten dat de gemiddelde beslissingsduur voor een standaard Type B-werkvergunning zal dalen van 4–5 weken naar “ongeveer 15 werkdagen” zodra de achterstand van oude dossiers is weggewerkt. Deze hervorming maakt deel uit van een bredere digital-first strategie, waarbij uiteindelijk ook verlengingen van verblijfsvergunningen en visa voor gezinshereniging via hetzelfde portaal zullen verlopen.
