Indiase ambassades in de VAE stappen over op interne verwerking van paspoorten en visa: wat expats moeten weten

Voor het eerst in 17 jaar behandelen de Indiase ambassade in Abu Dhabi en het consulaat in Dubai direct paspoort-, visum- en legalisatiewerk, nadat de contracten met externe partners op 30 juni zijn verlopen. Deze plotselinge verandering – veroorzaakt door juridische uitdagingen die de overdracht aan een nieuwe single-window aanbieder vertraagden – heeft tijdelijk voor vertragingen gezorgd, maar ook de servicekosten die eerder door tussenpersonen werden gevraagd flink verlaagd. Sinds 1 juli zijn aanvragen zonder afspraak beperkt; het consulaat werkt nu uitsluitend op afspraak via een nieuw portaal (book.passportindiauae.com), terwijl de ambassade een twee uur durend inloopmoment biedt, alleen voor paspoorten voor pasgeborenen en noodcertificaten. Het aantal dagelijkse aanvragen is gestabiliseerd rond de 1.500, ongeveer de capaciteit van het uitbestede systeem, maar er ontstaan snel wachtrijen zodra de portaalplaatsen elke avond om 20.00 uur worden vrijgegeven. De kosten zijn ondertussen gestegen: een standaard paspoortvernieuwing kost nu Dh 450, tegenover Dh 285, de eerste grote prijswijziging sinds 2012. Betaling is voorlopig alleen contant mogelijk, en de ambassade waarschuwt aanvragers voor tussenpersonen die kosten vragen om ‘garantie’ te bieden op een afspraak. De ambassade heeft een gratis hulplijn (800 INDIA) en een WhatsApp-kanaal opgezet voor klachten. Voor de 3,5 miljoen Indiase inwoners in de VAE – en werkgevers die hun reizen sponsoren – betekent deze overgang strakkere planning. HR-teams moeten medewerkers eraan herinneren dat alleen de aanvrager (of ouders van minderjarigen) het gebouw mag betreden en dat alle ondersteunende documenten in originele en kopie meegebracht moeten worden. Omdat het toekomstige ICAC-uitbestedingsmodel nog steeds in de rechtbank vastzit, kan deze interne regeling maanden duren, dus bedrijfsplanningen voor mobiliteit moeten extra tijd inruimen voor paspoortvernieuwingen en legalisaties.