Fout in Chinees online visumportaal leidt tot vage verzoeken om ‘aanvullende documenten’

Aanvragers van toeristenvisa via het Chinese COVA-systeem (China Online Visa Application) meldden op 30 juli dat hun inzendingen een algemene melding kregen: “Aanvullende documenten vereist,” zonder dat werd aangegeven wat precies ontbrak. Het probleem lijkt meerdere consulaire jurisdicties te treffen, waaronder Londen en Los Angeles, zo blijkt uit screenshots van gebruikers. De consulaire hulplijnen adviseren aanvragers om alle documenten opnieuw te uploaden of persoonlijk langs te komen met geprinte originelen, wat een van de efficiënties van COVA tenietdoet.

De timing is cruciaal: augustus is het hoogseizoen voor familiebezoeken voorafgaand aan het Midherfstfestival in september, en de beschikbare afspraken bij visacentra zijn al schaars. IT-consultants die bekend zijn met Chinese e-overheidsplatforms vermoeden dat de fout is ontstaan door een recente beveiligingsupdate die de validatie van bestandsformaten heeft aangescherpt, waardoor eerder geaccepteerde PDF-scans nu falen bij de backend-controles.



Totdat er een officiële oplossing komt, raden experts aan bestanden te comprimeren tot onder 1 MB, ze in het Engels te benoemen en gelaagde PDF-formaten te vermijden die automatische waarschuwingen kunnen veroorzaken. Voor bedrijven die groepsreizen organiseren, betekent deze storing extra administratieve lasten en mogelijk een terugkeer naar papieren formulieren om de reisplannen op schema te houden. Mobiliteitsteams wordt geadviseerd de aanvraagdashboards dagelijks te monitoren en extra tijd in te calculeren totdat het systeem stabiel is.

Chinese ambassades hebben nog geen officiële mededelingen gedaan, maar zouden de bug inmiddels hebben doorgegeven aan de IT-afdeling van het ministerie van Buitenlandse Zaken.